パスワード付きZIP廃止について色々お話する前に、まずはパスワード付きZIPがどういうものかおさらいしていきます。パスワード付きZIPは、別名PPAPとも呼ばれています。
仕事でミスをしたとき、あなたはどのように対応していますか？ミスが起きた際に「本人の不注意である」と一時的な問題として片付けることがありますが、それでは本当の解決に繋がりません。ミスをなくすには、誰がいつ使ってもミスが起きない仕組みに変えることが必要です。例えばEメールであれば、一斉メールでToにならないツールを使う、またそのような運用にします。このブログではHubSpotのEメール機能を紹介し、あなたのメール業務を少しでも楽に、そして楽しくできればと思います。
目次
メールの心理的ストレス
無意識なヒヤヒヤがストレスに
わたしたちは送信する際にたくさんの判断をしています。メールを送るまでにどのような選択をしているのでしょうか？送信時のプロセスを見てみましょう。
宛先を決める→ 文章内容を決める→ 文章を編集しながら使う言葉を決める→ 確認する→ 送信する
誤字脱字、そして文章内容が送り相手にとって適切かどうかをチェックし、やっと送信ボタンを押すことができます。
大人数へのメール配信
私は以前BCCで送るはずのメールを間違えて「To」で送信してしまったことがありました。送った直後に気づいたので急いで謝罪メールを送信しましたが、それ以来一斉送信をする度にヒヤヒヤするようになりました。本当は送る文章の内容や表現などにフォーカスしたいものの、どうしてもまた間違えてしまわないかということに気がとられてしまいます。
弊社での活用例と操作方法
HubSpotの一斉送信機能では、BCCを選択する必要がありません。送信先にリストや複数のメールアドレスを追加することで、自動的にBCCのような仕組みで送信することができます。仕組みについて、HubSpotのカスタマーサポートの方に聞いてみました。
仕組みとしてBCCとは少し異なるのですが、それぞれのコンタクトに一通一通メールが送られます。BCCと同じように、他のどのコンタクトにメールが送られているかは、個々のコンタクトは確認できない状態で送られます。
これで間違えてToで送る心配はなくなりました。個人のミスに左右されない仕組みだからこそ、安心して送ることができます。
弊社は、お世話になっている方々へクリスマスカードを送る際にHubSpotのEメール機能を使っています。HubSpotのリスト機能を使い、同じカテゴリーの人をグルーピングしてEメールを送信しています。例えば出席したイベントや製品への興味度合いなどに分けてリストを作成し、同じ種別の人をまとめて特定の機能を適用することができます。
送信方法
リスト作成方法は以下のようにできます。
メール送信画面で受信者をリストから選択できます。
様になるテンプレート
HubSpotでは、文章以外にも写真・動画などをブロックのようにモジュールで編集することができます。また、カンパニーロゴやカラーテーマなども設定できるため、綺麗で見やすいメールを作成することができます。適度な余白や写真などを上手く活用することで読みやすさを意識したメールが自然と作成できます。HubSpotから送信するメールはマーケティングメールとしての活用が一般的ですが、読みやすさを重視したい時は敢えてこの機能を使うこともあるくらいです。
もちろんトラッキング可能
HubSpotをおすすめする最大の理由は、追跡機能です。Eメールの開封通知を受け取ることができ、いつでも受信者の興味度合いを図ることができます。顧客との打ち合わせ時の話の順序は、実はこの開封通知回数が判断材料になることも弊社ではよくあります。顧客に合った情報を提示できる仕組みが揃っていることは、HubSpot最大の魅力です。
もっと顧客を知る機会に
Eメールの一斉送信に焦点をあて、HubSpotのEメール機能を紹介しました。Eメールは多くの方が関与する仕事であり、ミスコミュニケーションや誤送信でストレスを感じやすい業務かと思います。しかしメールは本来、自社を好きになってもらうためのコミュニケーション手段であり、顧客との関係構築を良い方向に発展させていくものなのではないでしょうか。事務連絡やマーケティングメールも、ユニークなアイデアで印象に残るやり取りを発生させてみましょう。
Eメール機能はHubSpotの無料ツールに含まれていますので、一度試しに使ってみてください。質問等がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。
（HubSpotパートナー活動は、2023年3月をもって活動停止しました）
