ConfluenceとJiraサイトの中心にユーザーを据える4つの簡単な方法とは

※本ブログはRefined「Confluence Guides Jira 4 Easy Ways to Put Users at the Center of Your Confluence and Jira Sites」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。

あなたは、ConfluenceとJiraにおいて、ユーザーニーズを十分に把握していますか？

ConfluenceとJiraを使用することで得ることができるメリットは多くあります。どちらもコミュニケーションや情報共有、チームの編成やプロジェクト管理または、組織横断的な効率化において強力なリソースとなります。更にコラボレーションを促進することで、「信頼できる唯一の情報源」としての大きな役割をも果たすことができるのです。

コンテンツ作成側にとっては、コンテンツ作成・投稿や、またはそのサポートを行うことは簡単です。

しかし、そのコンテンツにアクセスしたり、サポートを求めるユーザーにとってみればそれは全く同様の体験とはならないでしょう。例えば、Confluenceで情報を探しているユーザーは、スペースや長いページツリー内で迷子になってしまうかもしれません。

これらのデメリットはConfluenceやJiraのようなツールで単に情報を作成・保存するだけでは、そのすべてをユーザーに提供することはできないという事実を表しています。そのため、ConfluenceやJiraを真に活用するためには想定されるユーザーにとって魅力的で分かりやすく、実装可能な体験であることが必要なのです。

そこで今回は、Refined for ConfluenceとJiraを使用した、ユーザー目線での簡単なサイト構築方法4つを紹介をします。項目ごとの詳しい解説や、要点をまとめた要約は下記より確認してみてください。

目次

1. ユーザーにとっての最重要項目をカスタムランディングページで強調する

2. 重要情報をより注目させる

3. ユーザーが簡単にヘルプを出せるようにする

4. 言語や地域に合わせてローカライズする

1. ユーザーにとっての最重要項目をカスタムランディングページで強調する

従来のConfluenceに対しての不満の一つとしてユーザーインターフェースで全ページが同様にハイライトされることがあります。スペースホームに追加したリンクを除き、ユーザーにとって目立つページはほぼありません。ユーザーを最重要項目へ誘導する方法も皆無に等しく、最もニーズのあるページが他ページと混在してしまう危険性もあります。

一方Refinedを使用すると、オーディエンスが求めている日常的ニーズに容易にアクセスできるようなページを簡単にレイアウト作成することができます。ランディングページは、アクティビティ・コンテンツ・ナビゲーションモジュール・検索バナーなどでカスタマイズでき、共通のページへ向かうための経路を整えることができます。また、ユーザーが探しているページに到達した際は、Confluence同様に左側にページツリー表示がされるため、本来の機能が失われることなくユーザーが望むようにナビゲーションすることが可能です。

2. 重要情報をより注目させる

特定のコンテンツをConfluenceやJiraサイトの複数場所に宣伝表示させ、読者の認知度を最大限に高めたい場合もあると思います。例えば、新キャリアプログラムを立ち上げた場合、多方面的アプローチで従業員全体にその内容を知らせたいと思うでしょう。

Refinedを使用すると、ベースとなる資料(例：キャリアアップに関するConfluenceブログ記事)をイントラネットサイト内の様々な場所にちりばめ、露出度を高めることができます。例えば、ニュースページを作成し、そこでブログリリースを写真とともに紹介したり、イントラネットのトップページでスクロール機能を使って記事の注目度を高める紹介を行うことができます。また、各部署のマネージャーにチームのホームにリンクや吹き出しをつけて強調表示をしてもらうことも可能です。

3. ユーザーが簡単にヘルプを出せるようにする

ConfluenceとJiraのエクスペリエンスをより統一したものにするためには、ポータルリクエストURLをページ追加し、ヘルプリクエストをコンテンツ内に埋め込む方法が有効です。Confluenceのページ上で読むことからヘルプを求めることまでをシームレスにすることで、ユーザーエンゲージメント・満足度を向上することができます。

では例として、育児休暇制度に関する記事の掲載を行うというシナリオを用いて考えてみましょう。この場合では、読者が育児休暇について質問をしたり、休暇申請・承認を行ったりできるよう、人事部のサービスデスクリンクをページに貼り付けます。これにより、この記事を読んだ従業員は育児休暇の申請制度や詳細に関する問合せをすぐに行うことが可能になります。更に、Refinedのクラウドサイトでは、サービスデスクがページの上のポップアップされるため、ユーザーはコンテキストを切り替えることなくリスクエストを行うことができるのです。

4. 言語や地域に合わせてローカライズする

ビジネスがよりグローバル化するにあたり、様々な国で様々な言語を話す従業員が働くような組織がより一般的になりました。ConfluenceとJiraの観点で言えば、それはオーディエンスが異なる度に様々なニーズを持っていることを指します。では、正しいメッセージを正しい人に送り、サイトが特徴のないようなものにならないようにするためにはどうしたら良いのでしょうか。

一つは、例えば英国社員向けに英語コンテンツで表示するイントラネットサイトと、ソウルオフィス向けの韓国語コンテンツで表示する同様のサイトを立ち上げるといった方法があります。どちらのサイトでも同様の構造を当てることができますが、異なった言語で情報表示を行うことで、ユーザーエクスペリエンスをカスタマイズを行うことができます。尚、その方法については、こちらで詳しく解説しています。

サイト構築戦略により詳しく

最終的に、ユーザー独自のニーズに焦点を当てれば当てるほどConfluence及びJira 製品の高いエンゲージメントが機能する可能性が向上します。尚、Refinedを使用したConfluenceとJira のカスタマイズのヒント・戦略についてはこちらをご覧ください。

最後に

今回はユーザー目線に立ってどのようにサイト構築を行うと「分かりやすく・見やすい」サイトを提供できるのかについて紹介をしました。

従来のConfluenceでのナレッジベースや、イントラネットサイトでは自分にとっての必要情報がなかなか見つけられなかった…という方や、よくConfluence迷子になっていた…という方は意外と多いかと思います。Refined for Confluenceを使用することでそんな課題も一発解決でき、より使いやすいサイトを構築することが可能です。尚、Refinedはノーコードで構築ができるため非技術者の方でも簡単に使用できます。ぜひ、この機会にRefined for Confluenceを使用し、社内イントラネットやナレッジベースからサイトの再構築(ラッピング)をしてみませんか？

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