今月より、新たにインターン生が参加してきました。弊社のコアにある「業務効率化」の考え方は、どのポジションに入ったとしても最初のオンボーディングで学びます。考え方の理解が進むと、普段の業務の取り組み方やスピードに表れます。
効率化をしていく中で、自己開示は避けて通れません。一見、効率化と関係なさそうに聞こえますが、実はとても大切です。この意味を少しでも伝えることが、ある意味オンボーディングのミッションのような気がしています。社内のコミュニケーションルールを3つ挙げながら、なぜそのルールを設けているのかについて書きます。
目次
カレンダーに予定を書き込んでおく
弊社では、Googleカレンダーでミーティングや休日の予定を管理しています。クライアント先が他のカレンダーツールを使っている場合でも社内のGoogleカレンダーに転記しており、社内メンバーのメールアドレスを追加すれば他の人のカレンダーの予定を見れる状態にしています。新しく入ってきたメンバーに対しても、社内アカウント発行時の手続きに合わせ、業務で関わる社内メンバーのカレンダーを追加する作業があります。
なぜここまで徹底しているのか、その理由は日程調整が圧倒的に楽になるためです。弊社では社内外両方とも日程調整にHubSpotのミーティング自動予約機能を使用しているため、カレンダーに予定が入っていなければいつでも予約できる仕組みになっています。（詳細はこちら）時間さえブロックできていればいいので、予定の詳細は書かなくて大丈夫です。
特にうちの場合はフルフレックス制度であり、途中で病院へ行くなど一時的に対応ができない時間帯を先にブロックをするメンバーが多いです。明日は誕生日なので、、なんて理由でも大丈夫です。ちなみにこの予約機能の便利な点は、ミーティングリンクが自動生成されることです。毎回リンクを直前に作って配布といった作業が不要になります。
相手の作業も減らす
この日程調整方法は自分の作業を減らすだけでなく、実は相手の作業も減らしています。先ほど貼ったブログに詳しく書きましたが、自他共に多くの確認作業をしているため、とても無駄が多いです。例えば、複数人で日程調整が長引いているとき、他の人の日程確認を待っている間にその予定が埋まってしまうことも出てきます。
空いている日程を開示することで、相手に選択肢を与えることができます。作業を減らした状態でパフォーマンスを上げることにパワーを使いましょう。
業務に取り組むときはアトラシアン製品を使う
Jira Softwareはプロジェクト管理、Confluenceは議事録やナレッジ管理として使用しています。また、それぞれ適したSlackチャンネルにタスクの通知、議事録の通知をつけています。これらの通知を受け取ることで他の人が何をしているのかを知ることができます。業務を始めるときは必ずJiraを動かす、メモや議事録はConfluenceに書くといったようにしています。
進捗状況が見えている状態からスタート
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進捗状況が見えていることが当たり前になると、共通認識がある状態から会話を始められるため、本題に入るまでの時間を短縮できます。
相手に開示することに慣れていない場合、最初は戸惑います。例えば、Confluenceでページを作成するとき、文章を記入した後に右上の「公開」ボタンを押すことになります。公開を押さずに閉じるを押すと、下書きとして保存はされますが、他の人が見ることができません。（もし特定の人から見られたくない場合は、閲覧権限を変更することで調整できます。）
自分の持っているものをみんなが見える場所に置いておく、そのための心理的安全性をつくる工夫も別で必要です。
積極的に反応する
SlackでもJiraでもConfluenceでも、メッセージや文書に絵文字をつけることができます。確認したかどうかを知りたいので、グーマークでもニコちゃんマークでもなんでも何かしら反応をくださいとよく言っています。メールのようにその都度文章を送ることなく、素早く伝えることができる便利な方法です。
絵文字だけでなく、普段のレスポンスも早めをお願いしています。会社が小さく変化が激しいため、あまりにも連絡が遅れてしまうと「前と言ってたことが全然違う」となり、キャッチアップする時間が必要になってしまいます。
今の自分を見せる
反応を示すことは、業務の進捗を伝えることと同じく、現在のステータスを共有するという意味で重要です。たとえタスクが終わっていなかったとしても、頭の中でどこまで理解をしているかをお互いが確認することができます。或いは何かが原因で止まってしまっているのであれば、適切な場所やタイミングに助けを出すこともできます。
まとめ
実際のオンボーディングはタスクを完了させるだけであれば数日で終わりますが、私の中での完了指標はこれらの考え方が身についた上で業務をしているかどうかです。それは普段の会話の中や製品の使い方に表れます。何も意識をせずにこれらのことができるようになったら、身についた証拠だと思います。
自己開示をしていると人にとっては自然とできることかもしれませんが、多くの人は最初から多くを見せようとしません。これを機に、「どうしたらもっと効率的に仕事ができるだろう」ではなく、現在「どれくらいオープンにコミュニケーションできているか」から見直してみてください。
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