今月より、新たにインターン生が参加してきました。弊社のコアにある「業務効率化」の考え方は、どのポジションに入ったとしても最初のオンボーディングで学びます。考え方の理解が進むと、普段の業務の取り組み方やスピードに表れます。
ビジネスパーソンであれば誰もが一度は会議招集や商談設定を手間だと感じたことがあると思います。近頃では様々な日程調整ツールを耳にするようになり、製品の選定基準が曖昧になってきました。弊社では日程調整のみの製品よりも、顧客データと連携しているものや営業やマーケティングでも使えるものを推奨しています。今回は実際にあったお客様とのエピソード等も踏まえて日程調整の無駄を紐解きながら、弊社が愛用するHubSpotミーティング予約機能をご紹介したいと思います。
目次
日程調整にはどれだけ段階があるか？
従来の日程調整のステップ
日程調整と聞いて、どれだけのステップを思い浮かべられますか？以下、日程調整における作業を表しました。（薄黄：自社、濃黄：相手）
このように、候補日を出しては確認することを繰り返すのが一般的な日程調整かと思います。当然ながら何度も確認作業が発生します。特に複数人でのミーティングの場合は候補日が却下された度に再度予定の確認をしなければなりません。また、会議に参加する人にメールを送り直すなんてこともあるかもしれません。日程調整に時間をかけていては、急ぎで集まることも難しくなってしまいます。
HubSpotでの日程調整
HubSpotで日程調整をすると、以下のような手順で予約できます。（薄黄：自社、濃黄：相手、オレンジ：HubSpot）
まずこの予約機能はオンラインで会議をすることを前提とした設計になっています。Zoomと連携すれば予約完了の時点で、Zoomリンクが自動的に生成されます。ミーティング参加者でリモートの人がいる場合でも、リンクを送る必要はありません。また、Googleカレンダーと連携がすると常に最新の空き情報が相手に表示されるため、相手が好きな時間に予約をすることができます。自社のチームの予定が反映された空き状況が相手に見えていることで、相手は確認する必要がなくなります。
ちなみにHubSpotのミーティング予約機能は、無料ツールに含まれているので誰でも使うことができます。※個人用のミーティングリンクが1件のみ。カスタマイズは非対応
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運ではなく事実から判断しよう
調整時の無駄なストレスをなくす
実は以前にお客様との日程調整時にミーティングリンクをメールで送った際に、こんなことを言われたことがありました。
「これって、僕が予約しろってこと？」
それを聞き、初めて従来の日程調整には上下関係があると気づかされました。一般的には片方が候補日を提示し、もう片方ができる限り相手側の都合に合わせます。しかし、候補日を提示することが相手のための行為になっているとは限りません。なぜなら、提示した候補日で相手の空き時間を完璧に当てることはできないからです。ほとんどの場合、後戻りが発生します。候補日提示のやり取りは全て「なんとなく」の確認作業です。
なんとなく候補日を提示してなんとなく予定を合わせていくより、実際空いている予定が最初から分かっていた方が圧倒的に速く調整を終えられます。事前に空き状況を開示し、「事実」をベースとして日程調整をしましょう。
予約方法
予約手順は以下の通りです。
変更またはキャンセルをしたいときは、Googleカレンダー上でします。変更はGoogleカレンダー上の予定に直接変更をかけ保存、キャンセルはGoogleカレンダー上で対象の予定を削除で完了です。
ミーティング予約ツールを超えた豊富な連携機能
予約したものはHubSpot上でこう見える
HubSpotのミーティングリンクの機能は、HubSpot CRM（無料）に含まれます。例えば、以下のようにコンタクト情報からもミーティング予約履歴を確認することができます。このコンタクトページではミーティング予約以外にも、コンタクトのウェブサイトアクティビティーや過去に送信したメール内容など一目で確認することができます。
HubSpot CRMは顧客情報の管理だけでなく、ウェブチャットやEメールマーケティングなど他のHubSpot製品の機能が含まれています。※一部機能制限あり
ちなみにGoogleカレンダー上では、このように参加者に招待が自動で届けてくれます。
モバイルからも見れる
デスクトップだけでなく、スマートフォンからもミーティング情報を確認することができます。以下はHubSPotモバイルアプリから今日のミーティングを確認している画面です。誰とミーティングをするのかを確かめたい時にそのままコンタクト情報にジャンプできるので便利です。
まずは社内ミーティングから
日程調整は何段階にも分けて確認作業が発生しています。顧客情報と紐づいたHubSpotのミーティング予約機能で、従来の日程調整からのストレスから解放されましょう。最初は社内での会議招集から始めてみるのがいいかもしれません。顧客に自社のチームカレンダーを常に見せている状態にすることが今後当たり前になっていけばいいなと個人的に思います。
もし無料でこの機能をお試しになる際は、他の機能も使ってみてくださいね。
質問等がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。
