2021年ももう年の瀬となり、リモートワークも大分主流となってきたこととも思います。しかし、社内外の契約や承認プロセスはまだまだハンコやサインを必要とするため紙ベースでのやり取りから中々オンライン化に切り替える事が難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。
※本ブログはDocusign「【機能紹介】リマインダーと有効期限を設定して署名プロセスを効率化する方法」を一部引用しています。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
パートタイムや、時短職員、アルバイト等、様々な雇用スタイルがある中、「契約」をスピーディーに、そしてスマートにかわすことは自ずとマストになってきているのではないでしょうか。契約の一連のプロセスや、製品環境をオンライン署名ツールで整えることで、無駄なコストを使用せず、よりスキルの高い人材の確保が可能です。例えばオンライン電子署名ツールDocuSignは世界規模で多くの企業に導入されていますが、なんと日本ではまだ3割弱しか導入が進んでいません。
現在INNOOVでは、ドキュメント・ソリューションをさらに加速させるべく、DocuSignとJira Service Managementを使ったアドオンの開発をしています。そこで今回は、そんなINNOOVの思いや考えを含め、DocuSignの活用方法や機能について簡単にご紹介いたします。
目次
署名プロセスの効率化
契約社員やアルバイトの契約書管理の現状
冒頭でも説明した通り、今日アルバイトや契約社員でもリモートワークなどの働き方を労働者が働き方を選択できる時代となりました。しかし、総務人事部等の雇用契約管理を担当する部門・チームでは、それぞれの雇用形態に対応する労働契約書を作成から管理まで行う必要があるためたくさんの負荷がかかっています。
また現状、雇用契約を書面で作成し、管理している企業が多い方と思います。しかし、一連のプロセスおよび管理を紙ベースで進めてしまうと、雇用締結までの書類の紛失・破損のリスクや、作成契約書のコピーや保管にかかるコスト等を無駄に消費してしまいます。DocuSignであれば、オンライン上でペーパレス管理ができます。
※DocuSignとは、世界で75万社以上の組織や団体が導入している、電子契約システムです。ペーパレスに契約書作成・署名・実行・管理などが行えるため、全契約プロセスの効率化が狙えます。（詳細はこちら）
DocuSign導入で契約プロセスの見える化をし、業務効率をUP
DocuSignを導入することで得られるメリットは下記の通りです。
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ペーパレス化できる
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オンライン上で契約書の作成から管理ができるため雇用締結までの書類紛失や破損、さらには郵送時の遅延等のリスクを回避できます。物理的な保管場所も不要です。
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雇用契約の進捗状況がパッと見るだけでわかる
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オンライン上で常に契約書締結ステータスが確認できます。そのため、署名依頼をしているのか、完了しているのか等を時間をかけずに確認することができます。
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Cloudで管理もしやすい
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署名を完了した契約書類はクラウド上で管理ができます。そのため、オンライン上で簡単に検索をかけられるので契約書の再確認も時間をかけずにできます。
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どこからでも署名ができる
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署名者は場所を選ばず署名ができます。そのため出先で採用通知が来た場合や急ぎで署名提出が必要な場合も、リアルタイムでスピーディーに対応処理ができます。
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このようにリアルタイムで場所を選ばず契約書の確認・管理が行えることで大幅に業務効率を上げることができます。（プロセス周りの効率化についてさらに詳しく知りたい方はこちらから）
DocuSignの導入メリットがわかったところで、DocuSignをもっと効率よく使用できる便利機能２つを今回は紹介します。
DocuSign機能① 有効期限機能
期日までの手続きを促すことで、納期の遅れや最終意思決定の遅れを防ぐ事が可能
アクション期日を署名依頼者へ伝える機能がDocuSignにはあります。
この機能を使用することで、一定期間返答が無い取引先や、雇用契約を結ぼうとしていた相手へ無駄なアプローチをせずに済みます。一定期間を過ぎたのち、「相手に興味がない」ということが分かれば、フォローアップの労力を別の分野へ割り当てること等もできるため効率的に契約プロセスをクロージングさせることができます。
設定方法
設定可能な日数は1〜999日になります。
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エンベロープの有効期間（日数）を入力する。
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必要に応じて、有効期限の何日前に署名者に警告を送信するか設定する。
これにより、エンベロープが期限切れになることを防ぎます。
尚、より詳しい設定についてはDocuSign サイト：【機能紹介】リマインダーと有効期限を設定して署名プロセスを効率化する方法・DocuSign Support Center を参照ください。
DocuSign機能② 自動リマインド機能
フォローアップメールが自動送信されるため、送信履歴を遡る必要がなくなる
「オンライン上で契約書を作成し、メールで署名をお願いしたもののその後返事が返ってこない…」
もしかしたら、日々たくさん送られてくるメールに労働契約書が埋もれてしまっているまたは、後で対応しよう！とそのまま忘れられているのかもしれません。
そんな事態を防ぐべく、DocuSignを使用する際はぜひ「自動リマインド機能」をONにしてみてください。この機能をONにすることにより、一定期間返答のないアクションに対してリマインドメール（フォローアップメール）を署名依頼者へ自動送信させることができます。
設定方法
設定可能な日数は1〜999日になります。
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[詳細設定] より、[自動リマインダーを送信する] にチェックマークを入力する。
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エンベロープを送信してから最初のリマインダーを送信するまでの日数を入力する。（エンベロープが期限切れになるまでの日数より小さい値を指定する必要があります。）
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最初のリマインダー送信後、2回目以降のリマインダーを送信する間隔（日数）を設定する。
INNOOVでは現在ドキュメントソリューション・アドオンを構築中
冒頭でも述べた通り現在INNOOVでは、DocuSignとJira Service Managementを使ったアドオンの開発を行っています。この2つのグローバル製品+弊社のアドオンを使用することで、契約書の作成～管理はもちろん、更新時期の近い契約書の見直しや、契約書を交わすまでのプロセス周りを迅速に把握・対応することができます。また点在する契約情報をまとめて管理することで管理の漏れや無駄な作業のそぎ落としが可能になります。
最後に
このドキュメントソリューション+アドオン開発に弊社が望んだ理由は、日々業務改善コンサルティングを行う上で様々な企業から聞いた、また代表である高林の「めんどくさい」が元になっています。
実際様々なことがペイパーレスで行えるように変化はしてきているものの、まだまだ契約書の管理は紙ベース・対面スタイルが主流です。またグローバルでソリューションをみてみてもなかなかニーズに合致するペインキラーがない！！！ということで、「それだったらINNOOVが世界を先導してペインキラーを作ってやろうじゃないか」とアイデアを出し合い、アドオンの開発へ動き出しました。アドオン開発はこれが初めての弊社ですが、世界のペインキラーになるべく日々技術チームを中心に奮闘しています。
きっとニーズに合致するアドオンを提供しますので、ぜひリリースの際はダウンロード＆使用、そしてフィードバックのほどよろしくお願いいたします。
質問等がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。
