今、リモートワークで働く人と通勤して働く人が混在している企業が多いと思います。
情報の共有の仕方はどちらかというと、チャットツールや情報共有ツールで確認するケースが増えているのではないでしょうか。
あなたは、情報共有についてこのようなことを意識したことはあるでしょうか？
- 情報にアクセスするのか、物理的なファイルアクセスか
- 可視化されたディレクトリとコンテンツ間の連携
作業するとき、常に人は情報を探しています。その探し方を楽にすることで、情報収集のスピードアップにつながります。そのために最適なソフトウェアは、アトラシアン製品であるConfluence（コンフルエンス）です。
Confluence…すべての作業の作成、コラボレーション、整理を一元化するアトラシアン社によるソフトウェア。
今回は私がConfluenceを推奨する理由を、情報共有に無駄が多い企業が見落としがちな2つのポイントと共にご紹介します。
1.情報にアクセスするのか、物理的なファイルアクセスか
そもそも、情報を共有する上での前提として、その手段はファイル管理なのかナレッジマネジメントなのかという前提があります。少なくとも社内の情報はナレッジマネジメント*が可能なツールにする必要があります。情報にアクセスする場合、一見同じような行動に見えて大きく違うのは、情報そのものにアクセスするのか、ファイルにアクセスするのかです。この時点で大きな差が既に生まれています。ファイルにアクセスする場合、ファイルにアクセスした後それを開いて情報を取得します。このようなファイルアクセスの工数だけでも企業であればオーバヘッド(手間)となります。
Confluenceを使用すると、ファイルアクセスではなく情報へのアクセスを行います。それにより、即座に目的の情報を参照できるため、組織の応答スピードを向上することができます。
上記のことから、Confluenceを推奨する一つ目の理由として、情報共有における手間を省くことで、ナレッジマネジメントを円滑に行うことができるという点があります。
*ナレッジマネジメント: 企業が保持している情報・知識と、個人が持っているノウハウや経験などの知的資産を共有して、創造的な仕事につなげることを目指す経営管理手法のこと。
2.可視化されたディレクトリとコンテンツは連携されているか
情報を断片的に入手することは、作業のスピードを落とすことにつながります。例えば、1ファイルの情報を入手しても、それで情報が足りなければまた別のファイルを探しに行かなければなりません。
Confluenceは情報のディレクトリ化*で別の情報に直ぐにアクセスできます。このディレクトリを先に確認できることで情報のありかを先に入手することができます。
また、このディレクトリ以外でもコンテンツ間の連携を行うことができます。
このようなコンテンツ間連携はなかなかファイルベースの情報管理では実現が難しいです。
したがって、Confluenceの ①情報のディレクトリ化と ②コンテンツ間連携 という機能を使えるという点が二つ目のConfluenceを推奨する理由です。
*ディレクトリ: コンピュータのファイルシステムにおいて、ファイルの整理整頓、管理目的で活用される特殊なファイル。
圧倒的に評価が高いソフトウェアでシンプルに
私がConfluenceを推奨する理由は
1. 情報へダイレクトにアクセスできるので、目的の情報を参照するスピードが上がり、その結果として組織全体としての応答スピードを向上できるから
2. ディレクトリが可視化されていることにより、情報のありかがすぐにわかるから
です。
ちなみにConfluenceはファイル管理システムではなく、Knowledge Management Softwareとして、G2.com*にて圧倒的な評価です。上記の図は、Confluence(右上青のロゴ)が機能の充実性とユーザの満足度の両方が非常に高い製品であることを指しています。特にConfluence Cloudは常にアップデートがされ、機能面だけでなくセキュリティー面も常に性能向上を続けています。
*G2.comとは、企業が新しいソフトウェアとサービスを発見するために役立てられているウェブサイトです。G2.comの詳細についてはこちらからご確認いただけます。
弊社は今回ご紹介したConfluenceの導入に加え、作業内容の見える化のためのJira導入等も支援しております。
ご興味がありましたら以下より問い合わせください。
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