こんにちは プロセスコンサルタントのYoshiyaです。
先日、弊社イベントでプロセスマッピングのワークショップを行いました。
私がプロセスマッピングのトレーニングを行うときに良く使うテーマですが、会社の内情が垣間見れるものです。
今回も各参加者の会社で行っている社内での会議招集にて参加者の確認を行えるまでのステップをマッピングしてもらいました。
私は何度もこのサンプルワークショップを行っているのでどんな感じの答えが出てくるのか分かっているのですが、後数か月で2020年というのにまだグループウエア的なものが一般的になっていないことや、会議招集の前に何人もスケジュール確認がされている状況は20年は変わっていないなと思いました。
ワークショップの時に、この招集方法について3人のチームで改善案を考えてもらうのですが、だいたいシステム的な改善よりも運用面の改善が多く出てきます。
■ システム的なものの改善策としては、
・ツールの統一や自動リマインダーなどを使う等が良く出てきます。
■運用の改善としては、
・事前に電話をしなくても招集通知を出せる - 社内の人に気を使いすぎ
・カレンダーで招集できない部分を埋めてもらい、空いているところはいつでも招集可能とする - 自己開示を推進する
・そもそもプロジェクトの場合は、部屋を準備する - 場を準備する
・会議を固定化する 朝のスタンドアップミーティング的なもの - 共有だけならスタンドアップで十分
等いろいろな改善案がでました。
運用面の改善案の中で、”社内の人に気を使いすぎ”や”自己開示の推進”などのアイディアがでてきたのは最近の傾向かもしれません。
たかが、会議招集プロセスですが招集プロセスの中に会社の文化や謎ルールが多く存在しています。
会議招集自体がめんどくさいと思えるものとなっている原因はプロセスの重さにあると思われます。
毎日行うようなことこそ簡単にできるように深く考えて改善を進めていくことをお勧めいたします。
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