※本ブログはRefined「5 Ways to Structure and Organize Your Confluence Knowledge Base」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
※本ブログはRefined「The 10 Commandments of Confluence Intranet Success」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
現状に満足せず、整理・カスタマイズ・パーソナライズそしてユーザーエクスペリエンスを全面的にアップグレードし、Confluence イントラネットを更に素晴らしいものにしませんか？
「作業者同士を結び付ける。そしてチームに必要な情報を共有し、コラボレーションを促進する。」
Confluenceのイントラネットは上記のすべてをサポートするように作られており、特に今日のリモートワーク時代には重要な立ち位置にいます。しかし、Confluenceで本当の成功を収めたいのであれば、その機能を十分に活用し、組織とユーザーのための永続的な価値提供を可能にする必要もあります。
そして、Confluenceを使い始めたばかりであっても、多くの経験やたくさんの時間を要することなく組織改善を行うことができます。実は、Confluenceのイントラネットをさらにパワーアップさせるためには、下記の１０つの簡単なステップを踏むだけと、あなたが思っているよりもはるかに簡単なのです。
Refinedを使用したチームごとのホームページ画面
目次
全チームと部門にスペースを与える
ユーザーのためにできるベストなことの一つは、Confluence内を整理し、まとめ上げることです。それを可能にするのがスペースの作成なのです。
各スペースは一つのコンテナと考えましょう：関連コンテンツ(議事録・ファイル・ドキュメント等)を持つ、ページやブログ記事のグループが最終的にまとめて納められる場所です。スペースは、重要な情報やメモ、ドキュメント等にアクセスする必要のあるチームメンバーにとって重要な場所となるはずです。
この便利ガイドを参考に、現在または今後整理の必要性があるあらゆるコンテンツのためのスペースを作成してみましょう。
また、Confluenceのスペースについて詳しく知りたい場合はこちらからご確認ください。
従業員にもパーソナルスペースを与える
さらに一歩進んで、イントラネット上に従業員一人一人のパーソナルスペースを設けることも可能です。そうすることで、従業員はデジタルワークスペースを楽しむことが出来るほか、個人的なメモや計画、プロジェクトの保存ができます。
尚、パーソナルスペースは、プライベートでもパブリックでもその両方をミックスしたものでも構いません。
パーソナルスペースを作成する２つのメリット：
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ユーザーの個人的な作業がグループコンテンツと一緒に混ざることがないため、ごちゃごちゃしない
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Confluenceがテキスト編集機能を必要とする作業のためのスペースとなり、従業員が社内共有コンテンツを繰り返し使用できるためアダプション率が向上する
Refinedのサイトビルダーでは、Confluenceのページ及びスペースのナビゲーション階層が作成可能
組織に階層ごとの親ページや、Refinedのカテゴリー・ページを作る
間違いなく、あなたのConfluenceはページだらけの構成となってしまうでしょう。このような事態を防ぐためにも、組織的に階層作成することをおすすめします：
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関連ページを「親ページ」の下にグループ化する：例えば、セールストレーニングのドキュメントが別々のページに存在する場合、それらをすべて「セールストレーニング」という親ページの傘下にひとまとめにします。
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その親ページをスペースにグループ化する：トレーニンググループが複数存在する場合、「トレーニング」スペースを作成し、セールストレーニングのドキュメントをそこに配置します。尚、トレーニンググループがたくさん存在する場合は、「トレーニング」スペースを作成し、「セールストレーニング」の親ページをそのスペースに紐づけます。
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Refinedがある場合、Refinedページ（データセンターの場合はカテゴリー）を使用し、一歩進んだカスタマイズが可能：Refinedでは、カテゴリーやRefinedページという形で更に階層を作成することが可能です。これらは、サイトのメニューナビゲーションアーキテクチャのビルディングブロックとしても機能し、サイト上部のドロップダウンの項目にもなります。
Refinedイントラネットの構成方法と組織の追加方法を詳しく確認したい場合
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Refinedイントラネットの構成とその追加を行いたい場合は、こちらのガイドよりConfluenceでの構成方法をマスターすることが必要です。
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イントラネットのコンテンツ戦略に関するヒントについてはこちらからご確認ください。
タグを実装する
イントラネットを美しく整理するためには、コンテンツ作成者のタグ付けや、キーワードタグ付けを必須又は任意で行うようにしましょう。
また、Confluenceのページや添付ファイルにラベルを付けておくと、ページが整理されるのでグループ分けや検索が容易になります。例えば、セールストレーニングのページの場合、「セールス」と「トレーニング」などのキーワードでタグ付けが行えます。尚、ラベルの追加は、適切な権限を保持している場合、誰もが編集中に追加可能です。
ラベルを使用することで関連ページを容易に見つけることも可能です。ラベルが貼られたページでは、ラベルのクリックを行うだけで、そのラベルがついているページを検索することもできます。
ラベルを使用したページ整理方法について詳しく確認したい場合はこちらからご確認ください。
ブログモジュール(右下)にて、チームニュースと他コンテンツを分けて表示している様子
専用ブログでニュースとそれ以外を分ける
Confluenceでは、専用ブログ用の各スペースを作成することが出来ます。そのため、組織のアップデートや、チームの新メンバー、組織の最新マーケティングプランの詳細などのタイムリーな情報をブログ形式でより目立たせることが出来るようになります。
また、ブログ形式で情報共有することは、他のコンテンツを検索している人が検索するであろうページ数を減らすこともできます。
尚、Confluenceでブログを作成する際のより詳細な情報はこちらからご確認いただけます。
テキスト変数でユーザーごとの名前の表示も可能
ユーザーエクスペリエンスをパーソナライズし、大規模イントラネットも扱いやすく
ユーザーがイントラネットが在ってよかった・必要な情報が容易に取得できるといったものにするためにも、ユーザーエクスペリエンスのパーソナライズが可能であるようにしましょう。
閲覧権限の設定をする
無関係なコンテンツで溢れかえるようなイントラネットでは、訪れたユーザーは定着する可能性は低くなります。そこで、どのユーザーがどんなコンテンツを閲覧するかを設定する「閲覧権限」の設定を利用を検討しましょう。閲覧権限を使用すると、サイトやカテゴリのホームセクションの表示・非表示が可能になります。
閲覧権限を設けることのメリット：
一つはユーザーにとって無関係なコンテンツの表示を省くことが出来ます。人事担当者は営業用のプレイブックの閲覧は必要ありません。また、営業チームは福利厚生管理チームの議事録を確認する必要性はあまりないでしょう。
また、閲覧権限を設定することで、例えば、人事や今後の事業計画、知的財産などの機密性の高い文書の管理も可能になります。
但しここに注意：過度に制限をかけてしまうと、イントラネットを高度なコラボレーションや、魅力的なツールにすることが出来なくなる可能性があることを留意してください。例えば、人事部が、営業部のスペースを全く閲覧することが出来ない、またはその逆の場合は機能的なサイロが生まれてしまう可能性があります。
ユーザーに独自のスタートサイトを設定する（サーバー/データセンターの場合）：
スタートサイトを機能別・拠点別・その他の目的別に設定することは、ユーザーがイントラネットを利用する目的と合致させることとなり、ユーザーのイントラネットの利用促進が出来ます。
例えば、あなたのビジネスが機能別に組織化されている場合、マーケティングやセールス、カスタマーサクセス、インテリジェンスチーム等のために専用のスタートサイトを作成するとよいかもしれません。
一方、ユーザーに最も関連性の高い情報の種類を地理的に決める場合、例えばニューヨーク支店、ロンドン支店、ムンバイ支店等の各支店に独自のスタートサイトを構築することを検討すべきでしょう。
尚、ユーザーごとに異なるスタートサイトを作成するために必要なすべての情報についてはこちらからご確認ください。
テキスト変数を追加する：
Confluenceのユーザーエクスペリエンスをパーソナライズするもう一つの方法として、Refinedサイトのモジュールにコンテキストを考慮したテキスト変数を追加するという方法があります。例えば、スペースやホームでユーザーの名前(ファーストネーム)を表示することが出来ます。
更に詳しいテキスト変数についてはこちらからご確認ください。
古くなったコンテンツをアーカイブするプロセスの開発
Refined for Confluenceの使用ビギナーである場合、このステップはあまり優先度は高くないと思われるかもしれません。しかしこのステップを踏むことで、イントラネットの長期的な価値は大きく変わる他、コンテンツがたまってきた際のメンテナスが効率化します。
このプロセスを始めるためには、文字通り「アーカイブ」という親ページの作成(尚、恐らく権限制限設定)を行うだけです。その後、定期的にチェックを行い古くなったコンテンツをそこに移動させます。このプロセスを保つためにも、例えば、12か月・18か月間更新のないもの等アーカイブに期間の基準を設けましょう。
その他のガイダンス内容についてはConfluence Serverまたは、Confluence Cloudでのコンテンツアーカイブに関するオフィシャルドキュメントをご確認ください。
Refinedの管理権限委譲の様子コンテンツの所有権を委ねる
イントラネットの様々なセクションの管理権を組織内の関係者に委ねることは、適切なコンテンツを確実に作成する上でも理にかなっているというだけではなく、サイト自体を最新状態に保持する上でも大きな役割を果たします。
イントラネットをコンテンツの「庭」として考え、日常的に手入れを行う必要性があることを理解すればそのための「庭師」が複数名は必要と考えるのは普通です。イントラネット内の特定のページやエリアにおけるコンテンツ管理タスクをコントロールするために、組織内の様々なビジネスチームから知識豊富な人材を起用することがここでのベストプラクティスと言えるでしょう。
またRefined for Conflenceを使用する場合、アトラシアンの権限に関係なくどのRefinedユーザーにも管理権限を委譲することができます。管理者はサイトの作成及び管理や、カスタムドメインのサブスクリプション管理、他のRefined管理ユーザーの追加や削除、テーマ管理を行うことが出来ます。
Refined Cloudサイトでの検索ダイアログボックス
検索エクスペリエンスの最適化する
必要な情報が見つからないほど、悶々とすることはないのではないでしょうか。イントラネットにおいてもそれは同様です。検索したい内容を見つけるまで苦戦するということは、ユーザーによって付加価値の高いイントラネットエクスペリエンスを提供しているとは言えません。
そのためここでは、エクスペリエンス向上のための方法をご紹介します：
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ページ名やスペース名の重複を防ぐための、命名規則を立てましょう。複数ページが同様の名前にならないようにすることが重要です。また、ユーザーフレンドリーで分かりやすい名前を付けることが重要であり、ページ検索の際にどのような呼び方をされるかを考慮して命名しましょう。
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Refinedを使用して検索エクスペリエンス向上させましょう。Refinedは、検索結果を視覚的にカテゴリーに分けるため明確で実用的です。
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Refinedのレイアウトエディタを使用し、スペースやサイトのホームページに検索モジュールを追加しましょう。ユーザーが検索できる場所をできるだけ多く設置することで、イントラネットのどこからでも検索が容易に行えるようになります。
アクセス頻度の高いコンテンツへのリンクの追加する等
ユーザーニーズを先取りしたレイアウト構築を行っている様子
レイアウトやモジュールを使ったナビゲーション体験の向上方法
Confluenceは素晴らしいツールではありますが、インターフェース自体の見た目を少し変えるだけでユーザーが重要な情報を更に探しやすくできます。Refinedを使用すれば、イントラネットをユーザーが慣れ親しんでいる一般的なウェブサイトのようなルックアンドフィールを持つサイトに変えることができます。
考えてみましょう：
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最も頻繁にアクセスされているコンテンツをサイトのホームやランディングページのナビゲーションコンテンツリンクに変更してみましょう。
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例えば、イントラネットの人事セクションで、来年の福利厚生に関するオープンエンロールメントのお知らせを掲載するなど、ユーザーが知っておくべきタイムリーな情報にアクセスできるようにナビゲーションハイライトモジュールを使用しましょう。このようなモジュールは、ユーザーの注意を引くこと間違いなしです。
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更に、最も関連性の高いコンテンツへの導線の確保は、サイトレイアウトを常に新鮮な状態に保つことができるとされています。
尚、Refinedでランディングページをカスタマイズする方法についての詳しい内容はこちらよりご確認ください。
テーマでは、Confluenceをブランドのビジュアル・アイデンティティと合わせることが可能
テーマを追加する
Confluenceをテーマ化することは、イントラネットとブランド・アイデンティティを確立させる上でも近道と言えます。また、テーマの設定は、ユーザーエクスペリエンスの向上やサイト訪問者に対して好印象を与えるきっかけにもなりえます。
季節の変わり目や、新組織ブランドをアピールする際にテーマを時より変更することもサイトの鮮度を保つのに役立ち、イントラネットが常に更新され生きた存在であるということをユーザーに示すことが視覚的にもできます。
尚、テーマはRefined Confluenceのさまざまなレベルで簡単に設定と使用ができます。例えば、サイト・カテゴリー・サブカテゴリーに異なったテーマを適用させることもできます。
ステップごとに確認できるConfluence のテーマ設定方法はこちらからご確認ください。
また、Refined for Confluence は Atlassian Marketplace で 30 日間無料でお試しいただけます。
ジャーナリストからビジネスストーリーテラー(ビジネス作家)に転身を遂げたエイミー・ローチ氏は、多くのライフスタイル、家族やビジネス、貿易や教育関連の出版物にかかわり貢献してきたベテランのライター兼編集者です。ニューヨークを拠点都市受賞歴のある高級ライフスタイル誌やビジネス誌を発行している雑誌グループである「Today Media」の編集長を最近まで勤めており、現在は自身の出版社を経営し、コンテンツやコピーライティング、コミュニケーションサービスを様々な組織にて提供しています。
以上がRefined「The 10 Commandments of Confluence Intranet Success」翻訳部分です。
社内報にも使えるConfluence
弊社では、Confluenceの専用ブログで社内報を毎月公開しています。以下は実際に昨年の2月に公開した社内報の一部です。
このように、SNSやウェブ上のリンクなどを綺麗に表示することができるため、誰でも簡単に作ることができます。
Confluenceで社外ともコラボレーションを
Confluenceはゲストユーザの機能が追加されて外部のユーザも招待できるようになりました。
この機能を使うことで取引先企業でも特定の情報を見てもらいたい場合に等に活用できます。
工場やアルバイトを多く抱える企業でもこのゲスト機能を活用することでコストをあまりかけずに情報共有ができます。
情報共有ツールは工夫によりコストダウンも可能ですのでそのツールの機能をしっかりと見ることが重要だと思います。
質問等がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。
