プロセスコンサルタントのYoshiyaです。
以前グループディスカッションの進め方としてポストイットを活用し、まずは各個人の意見を引き出し出し議論を進めていくブログ記事を掲載しました。オンライン上の活動は言葉のニュアンスが伝わりにくいため情報の伝達には工夫が必要です。
今回はそのディスカッションから物事を進めていくプロセスについて紹介していきます。実際に弊社で実施している作業プロセスとなります。何かの検討をした後や議事を作成した後の処理に受け皿が無いと情報が散在したりまた探さなくてはならない状況になってしまいます。
弊社は現在メンバー全員がオンラインで作業を行っています。まとまった情報を書き留める前の、スタッフ・関係者間のやり取りも重要です。
この図は、概念的なものやゴールのわからないものから個別タスクに進むためのフローです。いきなりタスク化することはありません。一旦少なくともZOOMとMiroで状況の確認や概念的な部分の整理を行います。特にMiroは０から１に情報をまとめていく段階で重宝します。*Teamsを利用している場合は、TeamsとMicrosoft Whiteboardの組み合わせになります。
図の中で、epic（エピック）/story（ストーリー）とありますが、まずは実現する必要がある目的部分（要件）の確定をし、taskを作成し作業をしていきます。よくタスク管理と言いますが、タスク管理の前にepicの抽出と管理が重要です。
* epicとは、顧客やエンドユーザーのニーズ/リクエストに基づいて特定のタスク に細分化できるまとまった作業を指します。
https://www.atlassian.com/ja/agile/project-management/epics
難しい問題は特に口頭だけで物事を決めることは視野を狭くしたり、声の強い人の意見が話題の中心になったりとバイアスがかかるためMiro等のポストイット系のツールを利用することと一旦参加者の意見をニュートラルに情報を参照することを推奨します。
この他にも、HubspotやDocusign等営業系のツールとも連携しています。
弊社では、アトラシアン製品を中心としたスマートなビジネスワークフローだけでなく、アトラシアン製品と連携するSlackやZOOM・Miroを含めたアドバイスも行っています。
社内のリモートワーク定着と生産性向上のために各シーン毎に最適なツールの利用を推奨しています。
追記になりますがブレストでもっとも大切なことは、「yes , and」思考法です。
yes and思考法とは、その名の通り、誰かが言ったことを、yes, and...で受けて考えを発展させていく仕組みです。yes andがないと、コミュニケーションが停滞し、活発な意見が出づらくなるのです。
yes and思考法 は、コミュニケーションのスタイルでもあります。とにかく相手の言ったことを一旦受け止めて、そこから話を発展させていくことで、より発展的な議論ができるというものです。
yes and思考法は、思考法と名の付く通り、考え方でもあります。コミュニケーション力は、コミュ力、つまり”力”というぐらいですから、鍛えることができます。
ビジネスのディスカッションにおいては、アサーティブであることが何より大切になってきます。
相互に承認的であり、お互いに認め合うことが何より大事なのです。
ビジネスでは否定しあっていては成立しません。
yes and思考法は、相手を一旦受け止めることです。
この受け止めが大切なのですが、その次のandはさらに大切です。
日本人のコミュニケーションスタイルとして、「yes, but」が非常に多いとされます。
「お昼はかつ丼にしない？」
「いいね、でもダイエット中だからそばがいいな(yes, but)」
上記の会話は、相手の言ったことに対して「いいね」で受けていますが、結局相手を否定して自分の主張をしています。これは完全にyes, butであり、yes ,andではないですよね。
日本人独特のコミュニケーションを卒業し、グローバルにyes, andといきましょう！
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