時間管理は従業員をスパイするものではない

※本ブログはTempo「Time tracking is not about spying on your employees」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。

テレワークが広まり、多くの人が画面越しに従業員の状態を把握することが難しいと感じていることでしょう。このようなテレワークでは生産性が落ちてしまうのは仕方ないと思います。そうした背景を踏まえて、Tempoの製品を使った時間管理についての記事を翻訳してみました。

目次

1. 従業員をスパイすることが悪な理由
2. 時間管理の真に意味するところは？
3. 時間管理を組織に導入する方法
4. Tempoならば、Jiraを使った時間管理は限りなく容易になる

従業員をスパイ行為することが悪な理由

誰もが職場でやる気を出したいと思っていますが、そのための重要な要素として上司から仕事を任せられていると感じることがあります。スクリーンショットなどを使った従業員の詳細な時間管理は、マネージャーにとっては心強いかもしれないが従業員にとっては非常に残念なものです。従業員の生産性を担保するために時間管理を行おうとしているのに、過度な時間管理ソリューションを押し付けるというだけの行為がかえって生産性を低下させるということは直観に反することです。

チームのモチベーションを維持するということは、彼らが仕事を遂行すると信頼することです。従業員へのスパイ行為は信頼を築くものではなく、逆に信頼を低下させます。ところが、時間管理はスパイ行為には該当しません。Tempoは、従業員の自主性を維持しビッグブラザーのように監視されていると感じさせることはない一方で、従業員に責任感を持たせることができます。

従業員を監視するソフトウェアは良いアイデアで複雑な問題を解決する簡素なソリューションのように感じられますが、逆なのです。

Tempo Timesheetsのようなツールを使えば、仕事に費やした時間ではなく、結果に重点を置くことができます。また、従業員を監視するソフトウェアにはない、プロジェクトの生の貴重なデータを得ることができ、モニタリングツールについて回るプライバシーの問題を回避できます。

従業員が誰にとっても有益な時間管理ソリューションを受け入れるならば、彼らに時間管理の自己決定権を与えてみましょう。

時間管理の真に意味するところは？

時間管理とは、組織がどこに時間を投資しているのかを理解することです。追跡された時間の中で蓄積されたデータを学習し、レバレッジを効かせることでより良いビジネス上の判断を下すことでもあります。それは顧客のために将来のプロジェクトをより正確に見積もる、あるいは大規模な新規プロジェクトを引き受けるかどうかを判断するためにも利用できます。そしてそれはチームのキャパシティを把握し、メンバー全員が最大限の力を発揮できるようにすることでもあります。

「時間管理は学ぶことである。監視することではない。」 
- Carl Hye Thaisen (helphouse io) -

Tempoをご利用のお客様に時間管理を行う主な理由について尋ねました。回答者の多くは時間の使い方を理解するために時間を記録したいと考えているようです。また、請求書作成や税額控除等の財務上の理由で時間を記録している方も多くいます。その他の理由で時間を記録する人もいます。全体として、ほとんどの組織はより良いビジネス上の意思決定を行うため、そしてプロジェクトやイニシアチブで利益を生むために時間を記録しているようです。

時間管理を行う理由：時間の使い方を把握するため(53.7%)/請求書作成(19.2%)/他(17.2%)/設備投資費・事業運営費の管理(8.4%)/税額控除(1.5%)

時間管理を組織に導入する方法

時間管理の目的が何であるかを明確に伝えることを推奨しています。また、時間管理が従業員へのスパイ行為という一般的な誤解をきちんと認識し、払拭しようとすべきです。

そのためのアイデアとして以下のようなものがあります。

• 顧客への請求書をより正確に作成し、疑義のある請求書を減らしたい
• 複数の部署やチーム間で将来のプロジェクトやタスクを調整しなければならない
• 過去のプロジェクトから学んで、将来のプロジェクトをより良く見積もれるようにしたい
• 意味のない会議で時間を浪費せずに、適切な分野に集中して取り組みたい

時間管理のメリットは企業ごとに異なります。自分の組織にとって何が重要かを見極めることが大切です。チームメンバーの中には時間を管理することを冗長に感じる者がいて、その行為のメリットがデメリットよりも大きいことを示すために教育が必要かもしれません。時が経つにつれて、彼らは時間管理が監視ではなく学習であることに気がつくでしょう。そして、一度時間を管理することの有益さをチームに納得させたならばTempo Timesheetsによる時間管理が限りなく容易であることを理解してもらえるでしょう。

Tempoならば、Jiraを使った時間管理は限りなく容易になる

Tempo Timesheetsには、時間を管理し記録する方法が複数あるので誰もが自分のワークフローにあった方法を見つけることができます。

Tempoで時間を管理するトップ10のやり方

1. Jiraの「課題」で直接記録する

2. JiraでTempoのtrackerを起動する

3. Tempoの計画をログタイムに変換する

4. Googleカレンダーやoffice365のカレンダー機能を接続する

5. モバイル版のアプリを使う

6. TempoのMy Workビューで課題をドラック＆ドロップする

7. Timesheetsビューを使う

8. Jiraを開いた状態でwキーを押す

9. TempoのMy workビューで記録する

10. TempoのTimeビューに時間のスロットを記録する

私たちは、時間を管理し記録するための新しい方法を継続的に追加し、ソリューションに自動化された機能をどんどん追加しています。VSコードの統合や、Jiraでのアクティビティに基づいた自動化された提案などに取り組んでいるので、開発者は興味を抱くことでしょう。

「Tempo TimesheetsはJiraで直接記録を取ることができるので、作業記録を取る時間を省略することができる。ユーザーインターフェイスは顧客にとって非常に使いやすいものである」「時間の記録が詳細になったために、プロジェクトの追加コストに関する情報を得られるようになった」とReinagl氏（Paradine)は述べています。

今後Tempo Timesheetsを使い始める方や、同製品で何ができるのかを知りたい方はウェビナー収録のTips and trick for getting started with Tempo Timesheetsをご覧ください。

最後に

Tempoによる時間管理は従業員を探り監視するのではなく従業員に自主的な時間管理を促すことができるために、従来オフィスで行っていた仕事をテレワークでも生産性を落とすことなく行えるのではないかと思います。プロジェクト管理ツールであるJiraと連携し課題管理をしやすくすることも魅力的ですね。

質問等がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。