※本ブログはTempo「Resource Planning with Tempo Planner for Jira: The Complete 2021 Guide」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
このブログはTempo Plannerの使用初心者ガイドになり、リソースプランニングを行う際シームレスにJiraとの連携を行うのに役立ちます。このブログを読むことで、製品仕様のメリットをはじめ、使用方法、使用においてのアドバイス、さらには人気のアドオン等を知ることができます。
目次
ビジネスの大小にかかわらず、適切なリソースプランニングを行うことは重要です。リソースプランニング及びキャパシティーレポートツールを使用するメリットは下記の通りです。
リソースマネージャーがリソースを正確に把握し、必要に応じたリソース配分をプロジェクト及びチームごとに行う事を可能にする
エクゼクティブ（経営陣）が、利用可能なリソースや時間を把握することで、ビジネスチャンスがどこに潜んでいるのかを理解したり、より多くの人員が必要なのかどうかを判断しやすくするため
リソースマネージャーは、統計値ではなくよりリアルタイムでのデータを使用することができるためより効果的に判断を行う事が可能になる。
シンプル且つコミュニケーションがスムーズに取れるレベルの高いチーム編成を行う事ができる
エンタープライズ管理者はJiraやTempo及びそれらのソリューションのエコシステム間の連携を促進することが可能
就労環境や作業量等を最適化する際にぴったりな製品は、Tempo Planner以外に考えられません。
このアプリケーションツールは効果的且つ、リソースプランニング時に優れており、組織にとって重要なアセットである「時間」の管理を見える化してくれます。Tempo Plannerを使用することにより、プロジェクトマネージャーや経営陣はオフィス内やリモート下等にかかわらず、利用可能なリソースを把握することができます。また、プロジェクトに取り組む際の時間配分の計画等も行う事ができます。
Tempo Plannerは、静的なカレンダーではなくリアルタイムのデータに基づく組織全体の総括的なビューを表示できるため効果的に意思決定を行うことが可能です。またこのアプリケーションは、チーム間の透明性を促進し、全作業を1か所のスペースにまとめているため部門や部署間コミュニケーションも取りやすくなっています。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト・タスク・チケットレベルでのスケジューリングを行うことができます。Tempo Plannerは、1つの課題に対し複数のリソースプランニングが行えるJiraの唯一のアドオン製品であり、影響力の大きい戦略へのリソースの割当てやリソースの要求を行う事も容易に行うことができます。また、作業量のバランスが現実的かどうか等も簡単に行うことが可能です。以上のことからもわかるように、Tempo Plannerの使用でプロジェクトマネージャーは、ビジネスの計画が今のリソースの可用性と合致しているかどうかを一目で確認できるのです。尚、Tempo Plannerはクラウド・サーバー・データセンターすべてに対応しておりアトラシアンマーケットプレイスにて30日間の無料トライアルをお試しいただけます。または、あなたの地域のパートナーよりご購入頂けます。
もし、あなたが現在利用可能なリソースの検索や、プロジェクトの立ち上げをする必要のあるプロジェクトマネージャーまたはCXO等である場合、リソースプランニングビューは大変有効です。このビューでは、あなたが割り当てたリソースの他、全リソースの確認を行うことができます。また、各リソース毎に利用できる時間の計算や指定期間に利用可能な累計時間の計測を行うこともできます。このようにリソースプランニングビューを使用すると、一度に複数のコミットの確認を容易に行う事ができ、チームでの計画を実行し、キャパシティや進捗状況の確認の簡素化も行うことができるのです。
更に、リソース表は並べ替えや拡張が可能な為、各チームメンバーの詳細な予定も見える化できます。表示オプションでは、日次ごとの表示や、週次ごとの中長期での表示切替が可能です。
Tempo Planner の使用用途方法は複数あります。たとえば、プロジェクトマネージャー/ディレクター（責任者）がプロジェクトにリソース割当てを行うことができたり、メンバーの計画をチームリーダーが立てることができたり、自身のホリデー計画（長期休暇計画）を立てることなどです。
チームメンバーの予定を計画する方法は簡単です。リソース計画セクションの日次ビューでは、短期間の作業管理に向いており、週次ごとにチームメンバー全員分の予定をしっかりブロック管理する等が可能です。
週次ビューでは、長期的な予定の概要を表示できるため、より長期的な計画管理を行う際に有効です。週次ビューには日次ビューほど詳細なデータの表示はありませんが、高いレベルで当日予定されている作業概要を確認することができます。また、予定された時刻はタイムラインに表示されます。
他のメンバーのプランを作成する場合は、プランを作成したい日付をクリックするか、右上のプラン作成ボタンをクリックします。その他、サイドパネルから作成途中のリソースプランニングビューへ課題をドラッグアンドドロップして計画表を作成することもできます。
計画作成時には時間がかかる場合もあります。特に、あなたを含むチームメンバーがJiraのプロジェクトの設定や課題の作成に時間を費やしている場合は、作成までに大幅な時間を費やす可能性があります。
Jiraのインポート機能を使用すると、既にJira課題に含まれているデータをインポートし、リソース計画ビューから計画の作成を行うことができます。これにより、計画に必要な時間と労力を最小限に抑える事ができます。
更にもう一つ強力な機能としてカレンダーの同期があります。これを行う事により、ユーザーはGoogle及びOffice365のカレンダーに同期したイベントをTempo Planner に表示することができます。これは、現状のリソース把握を行えるだけではなく、休暇計画時、休暇の概要をより明確化させること等ができます。また、全情報を一元管理できるので、重複した計画の作成等を防ぐ事ができます。
レポートの使用では、自分自身やチームメンバー、部門や取引先等の相手から計画時間データの収集ができます。これらのレポートの使用をすることにより、ビジネスに関するより実用的なアイデアを生むことや他のユーザー同士でデータの共有をすることができるようになります。
結果をフィルタリングして自由に表示させることもできます。また、現在のレポートを保存することで、いつでも必要な時に確認・実行することができます。さらに、作成した計画時間のレポートを使用し、自身のデータ管理を行える他、後日使用する場合にはレポートのデータをエクスポートまたは印刷することも可能です。
リソース計画ビューまたは、レポート概要よりレポートの作成が可能になります。また、この場所から保存されているデータへのアクセスも行えます。
チームメンバーへのリソース配分時、誰もが不足または超過に割り降られることを望んではいません。割当てが不足気味のチームメンバーは、業務に対し退屈さや不満を感じ、逆に超過気味のメンバーは作業へのストレスを感じてしまうでしょう。
そんなときは、Tempo Plannerのキャパシティレポートがぴったりです。キャパシティレポートでは、チームメンバーが対応可能な時間と計画時に見積もられた時間の比較表示が可能です。また、チーム・役職・ユーザー・場所・プログラム・アカウントおよびプロジェクトごとにメンバーのキャパシティーについてのレポートを作成することもできます。
更にプロジェクトマネージャーは、今後のプロジェクトで利用が可能なリソースを検索し、メンバーの稼働状況を把握することが可能です。このように、キャパシティレポートはリソースを確保する際に重要な役割を果たします。
チームの作業努力に関してのデータを表示することでキャパシティレポートでは必要に応じて追加でリソース配分をできる他、今後のニーズの見積もりも行いやすくします。また、チームメンバーの誰が稼働可能かが一目瞭然でわかるため、最大限に現在のリソースを配分することができます。
ユーザーはプロジェクトに対し必要リソースを過少に見積もることが多くあるため、キャパシティレポートの確認は大変有効な手段といえます。（これについては次のセクションで解説）しかし、時にはメンバーに残業等を要求することなく、プロジェクトを時間通りに予算以内に実行することが難しい場合もあります。
リソースキャパシティー表示には、チームごとにリソースの表示権限が必要です。キャパシティレポートはサーバー版とデータセンター版が現在利用可能、クラウド版は後日公開予定です。
プロジェクトやタスクが完了するまでにかかる時間の過小見積もりはよくあることです。 多くの場合、人々は何かを完了するために必要な時間を正確に測定することができません。これは計画の誤算といわれます。
「計画の誤算は、計画を立てる際にそのシナリオが最良と考えてしまうことで生じます。」と心理学者のダニエル・カーネマンは伝えています。 「そのため、立てた計画を遂行することで思っている通りの結果が来ると思い込みがちなのです。」
「また統計によれば、計画を立てる際に行うべきであった、生じる恐れのある課題の予測を行わないと、予算の2倍のお金と時間を費やす可能性が生じてしまいます。」と彼は続けます。「しかし、人々は常に生じる恐れのあるアクシデントや変化についての予測を考えません。」
ではそれはなぜなのでしょうか？私たちの大半は、自分が実際の自分よりも優れていると考えがちであり、自分のために定めた目標もすぐに達成可能と考えてしまいがちであるからです。これは、楽観バイアスと呼ばれ、計画を立てる際に誤算を生む原因と考えられます。
では、Tempo Plannerで常に時間が過小見積もりされていることに気付いた場合、何ができるのでしょうか？
完了タスクに目を向ける
まず計画の誤算を防ぐ方法として、過去に完了した同様のプロジェクトの情報と比較する方法があります。特定のバグ修正やコードの一部をタイピングするのにかかる時間を把握する際は、過去に行った同様のタスクの情報を確認しましょう。
最悪のシナリオを想定する
次に、成功することは失敗することより想像しやすいですが、 特定のタスクにかかる時間を見積もる際は、中断や障害の発生が生じるを考慮しましょう。 決して全行程があなたの想像通りスムーズに進むと思い込まないでください。
正確に時間の見積もりを行うのには経験が必要であり、タスクにかかる時間は通常、当初の計画よりも長くかかります。ある程度、場数を踏めば実際にタスクにかかる主要時間の把握ができます。
Tempo Plannerは特にTempo Timesheetsと組み合わせて使用するとその効果を最大限に引き上げることができ、それはAtlassianエコシステムの中でもNo.1を誇る時間追跡ツールとして挙げられます。
Tempo PlannerとTempoの時間追跡ツールを組み合わせると、チームリーダーはスケジューリングの誤差をなくし、リソースプランニングをより正確に行うことができるようになります。またこの製品の最大の特徴として、Tempo PlannerとTempo Timesheetsを使った計画時と実際の作業の時間配分比較レポートがあります。
このレポートでは計画時の時間配分と実際の作業で生じた時間のログを比較をできるため、次回プロジェクト時に正確な時間配分の見積もりの算出や、無駄なリソース配分をなくします。そのためチームやリーダーのプロジェクト管理も行いやすくなります。
レポートは、計画時の時間と実際の作業時間のログの差で構成されています。つまり、計画と現実の違いがどれくらいあるのかを表すことができるのです。そのためこのレポートを使用すると実際のプロジェクトではどのくらいの時間作業がかかるのかの判断を行うことが容易になり、より正確に作業見積もりを行うことを可能にするほか、収益性の向上も見込むことができるようになります。
Jiraの最大ともいえる利点は、Atlassianマーケットプレイスにある様々なアプリケーションでカスタマイズが無限大にできるという点です。例えば、TempoでスケジューリングしたデータをメールにScriptRunnerを使用し送ることができます。送信させるメールにはTempo Plannerでスケジューリングした情報が含まれているため、チーム全体の動きを把握することも容易にできます。
また、EazyBIをTempo Plannerと連携させると、週次単位でカレンダーに記載されたスケジュール情報から稼働可能時間を割り出すことで他のチームメンバーと共有することが可能になり、チームカレンダーの稼働率向上に役立ちます。
私たちは、日々お客様よりフィードバックを頂き、ツールの改善を行っています。今回は、そのフィードバックを元に開発した新機能の紹介をします。
クラウド版キャパシティーレポート機能
工数計画を行う際、計画された作業とその作業が行える従業員の総数に基づいてキャパシティーを把握することは重要です。Plannnerでは新機能として、現在サーバー版とデータセンターでのみ利用可能となっていたキャパシティーレポート機能をクラウド版として実装する予定です。
クラウド版一般工数管理機能
また近日公開予定として、作成されたタスクの担当者が未定(または未割当)の場合でも、その工数をタスクおよび工数計画に盛り込むことを可能にする機能の公開を予定しています。このプレースホルダーの使用により、詳細が未決定の場合でも今後の活動計画策定の際の正確度が向上します。
今回のTempo Plannerの使用初心者ガイドでは、リソースプランニングに欠かせないアプリの主な機能の紹介をしました。
また、今回は工数計画ビュー、キャパシティーレポート、計画時と実行時との比較レポート、および工数計画を行う際に考慮すべき点である計画誤算等についても説明も合わせてしました。
その他にもこの製品には、権限設定や計画の承認機能などさまざまな機能が搭載されています。
今なら30日間無料トライアルも提供しておりますので、Atlassianマーケットプレイスよりダウンロード頂きお試しください。
以上、今回はTempo Planner のビギナー向け取扱説明書の翻訳をいたしました！
チームや部署、企業全体の業務生産向上には細かい部分もしっかり確認・管理ができるTempoの導入がお勧めです。弊社も、Tempo PartnerとしてこれからもどんどんTempoのすばらしさや見どころ、機能の紹介をしていきたいと考えていますのでぜひチェックしてみてください！
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