※本ブログはTempo「An efficient alternative to Excel spreadsheets: Tempo Planner」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
※本ブログはTempo「6 problems with resource planning in Excel & how to solve them」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
キャパシティプランニングをする際、リソースマネージャーはよくExcelで管理をしています。しかし本当にそうすべきなのでしょうか？
プロジェクト計画を適切に立てる為には、正確に予算や所要時間を予測する事が重要です。
その為に使用するツールもしっかり選ぶ必要があります。
もちろん、正しい計画を立てる事は容易ではなく、回を重ねる事で精度が増していきます。また、予算や時間の見積もりは「どのくらいの人数が必要か」「プロジェクトの立上げにどれくらいの時間が必要か」等のリソースプランニングから始まります。
目次
Excelでのリソースプランニングが失敗する理由
多くのプロジェクトマネージャーは、リソースプランニング（工数計画）をする際なんとなく表計算ソフトに依存しています。確かに表計算ソフトはよく知られているツールの一つであり、私たち自身も何年も間この表計算ソフトを利用してきたツールではあります。しかしながら実際のところ、大規模または、重要なプロジェクトのキャパシティ・プランニングでの表計算ソフトの利用はいくつかの欠点があるのです。
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表計算ソフトは不正確になりがち
従業員も一人間です。その為、多忙の中での作業やストレス下での作業は間違いを誘発しやすくなります。キャパシティー・プランニング用の表計算ソフトを使うと、従業員は間違ったデータの入力や、予め入力されていた計算式を壊し、数値の入力をしてしまう恐れもありせっかくの計算式も無駄になりがちです。
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表計算ソフトは時間がかかってしまう
リソースプランニングをExcelで行う事はあまり理想的ではありません。その理由として、あなたを含めた従業員が、レポートやタイムシート、その他ドキュメントの比較・確認を行う際に相当な時間を要してしまう事が有る事、また多くの場合、データ入力を複数回文書ごとに行う必要もある事があげられます。
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表計算ソフトはコラボレーションがしにくい
一つの表計算ソフトを複数人で操作する場合、変更を管理する事が難しく、また常に最新版の表計算ソフトを使用できているとは限らない場合もあります。また、表計算ソフトを他の関係者と共有する事も大幅なプロセス遅延を生みかねません。
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表計算ソフトでは表面的にしか管理できない
表計算ソフトでは、プロジェクトの進捗状況を把握することができません。プロジェクトの全体像を把握することが難しく、コンポーネント同士がどのように関連しあっているのかを把握する事もできません。更に、データの読み取りの際も時間がかかってしまいます。
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表計算ソフトは視認性に欠ける
どのリソースが順調または滞っているのかを目視でパッと把握でき、それによってタスクの割り振りを適切に行える状態が理想的です。しかし、表計算ソフトではそれが出来ません。
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エクセルファイルはJiraに埋め込めない
Excelのシートで作業する際、手動で追加・削除の作業が必要です。また、エクセルファイルはJira等の他のツールとのインテグレーションを行う事ができない為、ツールのメンテナンス作業を行う際に不要な時間がかかる場合が有ります。
このように、表計算ソフトの利用はリソースプランニングにおいて相当な時間とコストが発生します。
リソースをトラッキングする方法とは？
Tempo Plannerによる就業状況(リソース配分)の最適化
Tempo PlannerはJiraおいても重要な工数管理ツールの一つです。
このツールを使用すれば、組織全体のプロジェクトや工程を一覧表示が出来る為、現状把握や進捗状況をいち早く確認する事ができます。その為、チームや個人の業務量のバランスや、現状とのズレを防止しながら、容易に工数や進捗管理を行えます。
Tempo Plannerを使用する事で、チームリーダーは他のスタッフが別のオフィスや自宅勤務を行っている場合でもプロジェクトごとにリソースをの割り当てができます。また、全作業は一元化されたスペースで行われる為、チームに自動的に共有されます。その為、考慮すべきスタッフの休暇や休日、業務量、ワーク環境等を容易に把握することが出来ます。レポートではTempo Timesheetsでの実働時間とTempo Plannerでの見積もり時間を比較し、実行可能な見通しからさらに正確な未来の計画へと、労力の相互のギャップを修正することができます。
工数管理方法についてもう少し詳しく知りたい方は
担当者と実際にTempoを利用してみる
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過去のウェビナー「在宅ワーカーの為の工数管理方法をマスターする」を確認する
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インフォグラフィックでExcel表計算ソフトとTempo Plannerを比較する
最後に
前回に引き続きTempoブログより記事を翻訳いたしましたが、いかがでしたでしょうか？
無駄な手戻りや工程を省いたり、ほかのチームメンバーと足並みをそろえお互いにフォローしあったり、適切なツールを用いての工数管理は企業にとっても、またチームや個人にとってもプランニングを行う上で重要な役割を果たします。
Tempo PlannerやTempo Timesheetsで工数見積もりから実際のデータを比較検証し、正しく無駄のない工数管理を行っていきましょう。また、前回のTempoブログでは時間管理について翻訳紹介していますのでこちらもご確認ください。
質問等がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。
