2021年ももう年の瀬となり、リモートワークも大分主流となってきたこととも思います。しかし、社内外の契約や承認プロセスはまだまだハンコやサインを必要とするため紙ベースでのやり取りから中々オンライン化に切り替える事が難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、そんな契約承認プロセスのオンライン化をスムーズに行うために最適な製品、「DocuSign」をご紹介します。
目次
今までの契約プロセスの流れは？
図1
イントロダクションでも触れたとおり、従来のクロージング(契約締結)プロセスの流れは図Ⅰのような形であり、契約書の作成から署名まで紙ベースでのやり取りが中心となっています。これは、社内における稟議書でも同様のことが言え、多くの場合パソコンで作成した稟議書にハンコの捺印をするため紙に印字をしたり、そもそも紙の申請書を手書きで記入している方が多いのではないかと思います。
このようなクロージングプロセスでは、契約や社内申請を完了させるまで時間も多くかかってしまう他、郵送時の紛失・破損リスクも多く潜んでいます。また、紙ベースでのやり取りでは、作成した契約書のコピーや保管にかかるコストも多く必要とするため効率の良い契約プロセスとは言えません。
契約締結までの期間で離脱率が変わる？
図2
上記で説明した通り、従来の契約プロセス(図Ⅰ)では、契約書や稟議書を作成してからクロージングするまでの時間が大幅にかかります。また、従来のプロセスによっての契約は、クロージングまでに数日～数週間かかる場合も多く存在しており、時間がかかるにつれ「契約離脱リスク」は大きくなっていきます。
その為、契約・承認に向けたアプローチやプレゼンテーションを行った後にすぐクロージングアクションに取り掛かる事がクロージングの成功率や、ビジネス成就率の向上をさせる上で重要になります。
DocuSignでは、この一連のクロージングプロセスが自動化されている他、進捗状況の見える化もされているためクロージングプロセスが今どのような動きをしているのかの把握が簡単に行えます。またDocuSignではクロージングした契約管理も自動化で行えるため、契約更新のし忘れや、アクションの取り忘れ等での契約切れを起こす事を回避できます。
ペーパレスがコスト削減につながる？
図3
内容を確認して出来上がった契約書や社内の稟議書。従来のプロセスでのネクストステップは、署名やハンコの捺印のため作成した契約書(稟議書)を印刷し、郵送またはほかの部署や担当者へその書類を持込む作業になります。また、クロージングされた契約書の管理として、従来通りのプロセスの場合オフィス内または外部倉庫や金庫で契約書・稟議書の保管管理を行っていたり、書類のスキャンデータをパソコンにパスワード付で保存したり、その両方を行っていたり…という場合が多いのではないでしょうか？
しかし、企業が大きくなるにつれ、または契約や社内稟議を通すことが多くなるにつれ、印字するための用紙代やインク代、郵送費、そして保管場所のコストはかさんでいきます。また、何かのタイミングで過去データを検索したい際は、時間をかけて検索していかないと必要なデータが確認できない場合も出てきてしまい、大変非効率です。
DocuSignでは、一連の契約・承認・管理プロセスをオンライン(クラウド)上で行う為、印刷代や保管場所やコストの問題を一掃することができます。また、契約切れ前にアラートで通知してくれる機能もあるため効率よく契約・承認・管理を行うことが可能です。クラウドに保存されているデータは、いつでも検索・参照できるため、ちょっとした確認を行いたい際にも便利です。
プレイスフリーなソリューションを
上記で説明した通り、DocuSignでは契約書(稟議書)の作成者・署名者にかかわらず、契約書や稟議書の作成・署名・実行・管理の全てをオンライン上で行います。その為、リモートワーク下や、移動中など出先であってもプレイスフリーで簡単に契約書(稟議書)の作成・確認・署名(捺印)を行うことができます。
この便利さが故、DocuSign は現在までに世界180カ国100万社以上の企業に導入されています。INNOOVでも契約書を先方とかわす際などに導入している他、日本では三井物産株式会社や、オリンパス株式会社など大手企業も導入をしています。
電子署名は日本で適法なの？
日本では「電子署名法」が2001年4月に施行されており、オンライン上であっても、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は、真正に成立したもの（本人の意思に基づき作成されたもの）
と推定されるようになりました。とはいうものの、電子署名製品の中にはDocuSignのように海外製品も多く日本国内でしっかり適用されるのか心配…という方も多いのではないでしょうか。DocuSignは日本の電子署名の要項をしっかり満たしているので社内稟議はもちろん、他社との業務契約締結の際にも安心してお使い頂けます。
日本のハンコ文化にどう対応しているのか
図4
日本の承認・承諾の際によく使われるシヤチハタ印。実は、DocuSignとサービス提携しているため使用できるというのはご存知でしょうか？今利用している自分の印鑑を、シヤチハタ社で電子化してもらえばいつでも承認・承諾時の捺印に自分の印鑑の使用ができます。ぜひ、紙の契約を電子化したいけど印鑑を使いたい方はシヤチハタ社に自分の印鑑の電子化を依頼してみてくださいね。もちろん、印鑑ではなくサインでの対応も可能になりますので、電子印を持っていない！！！と焦る必要はありません。
契約書や稟議書等を電子化し、一連のプロセスを迅速化させる方法としてDocuSignを紹介しました。INNOOVでも契約業務の際に実際にDocuSignを使用しており、クロージングまでの時間が数時間とスピーディーに業務を完了できています。
さらに現在INNOOVではDocuSignを使用したサービスの構築を行っており、こちらは近日公開予定です。
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