こんにちは プロセスコンサルタントのYoshiyaです。
皆さんの会社では議事録とタスクの管理はどのようにしていますでしょうか？
議事録とタスクのための管理ツールが殆どの会社で統一がされていないのではないかと思います。
■議事録管理の運用 -- メモ帳＋ローカルPCへの保管・Office 365(Word)＋ドキュメント保管・グループウエア等
■ タスク管理の運用 -- Excel＋ドキュメント保管・タスク管理ツール等
PCの中にファイルを保存したり、グループウェアを使ったりといろいろな方法で議事録やタスク管理の運用方法があると思います。
しかしこのような方法では、議事録とタスク管理は何も連動はしていません。
議事録で出てきたタスクは別途進捗を管理する必要があります。
定期的な会議を行う場合前回の会議で出てきたタスクについてのトラッキングが必要となりますが、タスクの状況は別のシート等で管理しているため議事録との関係を会議場で確認することも必要になります。
毎日行う行動だからこそ、こういった些細な確認作業が楽にできることでストレスが軽減したり作業時間の短縮につながります。
このような会議で出てきたタスクの管理には、ConfluenceとJIRA softwareの組合せをお勧めします。
Confluenceは会議の議事録を記入後、その場で次のアクションを記入した文章を右クリックすることでJIRAのタスク化が可能です。
また、そのJIRAのタスクのステータスはConfluence上でリアルタイムに表示されるため前回の会議の議事録を見たときにタスクの進捗状況がその場でわかります。
何気無いスムーズな作業環境構築が、作業の品質向上やストレスを軽減します。
社内の作業環境改善に是非アトラシアン製品 ConfluenceとJIRA softwareの組合せ をご検討ください。
アトラシアン製品についてのコンサルティングやご相談についてのお問い合わせはこちら にお願いいたします。
よろしくお願いいたします。