※本ブログはRefined「Expert Advice to Manage Big, Messy Confluence Instances」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
組織内Confluenceナレッジベースのパフォーマンス向上方法をエキスパートが教えます。Confluenceのデプロイがされ、製品オンボーディングも終了。これで今まで使用していた古いシステムとはさようなら。 業務の自動化も進めて、ユーザーは行いたい業務にしっかり取り組めるはず？…なんてちょっと待ってください。
実のところ、企業の中ではConfluenceが組織内でサイロ化してしまっているケースがあるのです。Confluenceは、デジタルトランスフォーメーションイニシアティブとして、本来はナレッジワーカーのツールキットの最新化や、カスタマージャーニーの再構成といった使用が望ましいのです。
そしてもし、このブログの閲覧者が前者の場合、Confluenceをしっかり設定すればより多くの業務をこなすことが可能になるかもしれないのです。私たちは今回３名のConflenceのエキスパートにお話を伺い、ユーザーとビジネスのナレッジベースとしてConfluenceソリューションをより適切に機能させる方法を発見しました。
エキスパート3名の紹介
メルセデス・ロスウェル氏、リード教育デザイナー、MATCグループ社
ティナ・マイヤーズコー氏、シニアAtlassianコンサルタント、catworkx社
マイク・アンドレアス氏、ソーシャルイントラネットコンサルタント、Communardo社
目次
Confluenceは、単なるツールでなく、求めている答えを容易に導き出すツールとして考えてみましょう。また、より良いカスタマーエクスペリエンス構築の為や、従業員・チームそしてユーザー自身の情報共有の為等Confluenceの使用ケースは十色です。そして、最適な答えを導き出すためには、時として様々なツールを駆使する事も必要になります。
「ジャーニー兼プロセス考案チームは、一連の与えられた権限とテクノロジーの利用が必要がある。」また、 「カスタマーエクスペリエンスは、顧客と従業員の明確なニーズの反映をする設計が必要である。」と最近のデジタルトランスフォーメーションに対しマッキンゼーは提唱しています。
上記を我々の言葉へ言い換えれば、Confluenceは恐らくナレッジ管理戦略の要と成り得るという事です。しかし自ずと、顧客や従業員のニーズに合わせたレイヤー追加やデザイン、構成を変更していくことは必要になってくるでしょう。
Confluenceのインスタンスを最適化すると、AtlassianのROI(投資利益率)の向上だけでなく、ナレッジ関連の機能やプロセスも向上します。2008年までさかのぼり調査結果を見てみると、ナレッジマネージメントは組織のパフォーマンスの一指標であり、よく考察された企業戦略は、セールス・顧客満足度・学習機会・イノベーションそして製品やサービスの品質等に目立った変化をもたらします。以上のことからもわかるよう、優れたアイデアはデジタルトランスフォーメーション全体を席巻しているという事が言えるのではないでしょうか。
とはいうものの、一体どうやってConfluenceを最適化していけばいいのでしょうか？
スタンダードを決める事は、コンテンツ明確化のためのタグ付け方法や、コンテンツ自体のタイトルまですべてに及びます。
「第三者がナレッジ検索を行う際、検索者がサラやアダムがどのようにナレッジを記述したのかいちいち覚えていなくてもいいように、毎回同じスタイルで統一すべきである」
もちろん、コンテンツ自体の保存場所の整理が必要な場合もあります。 すべてのConfluenceコンテンツのは、従業員・チーム・製品または顧客によってグループ化されているかとは別に、適切なスペースでの管理が必要です。
エキスパートも「適切なスペース、適切なアクセス許可の管理が必要になります。そして管理が必要な理由は、そのナレッジを閲覧してほしくない人と閲覧の必要がある人を分ける必要性があるからです」とアドバイスしています。
リソース
ページのプロパティマクロでは、Confluenceにトラッキング・整理機能の追加が可能です。
スペースはページの分類をする１つの方法ではありますが、スペース内でページが複雑化する場合もあります。更に、時間と共にコンテンツ量が増えてしまうため、関連ページの管理は難しくなっていく場合もあります。
ページやブログ記事、添付ファイル等のスペースへのラベルの追加は上記のような問題を解決する上で有効な方法の一つです。Confluenceは独自にラベル名をつけスペースを分類する事が可能です。スペースまたはサイト内で対応するラベルが付いたページの検索や、そのラベルを含むすべてのページのリスト表示が可能です。 たとえば、「採用」ラベルを作成し、そのラベルを採用ページにタグ付けを行えば、人事リーダーが採用事項を完全に把握することができるようになります。
さらに上級な使い方もできます。
「ラベリングも１つの方法ですが、ページプロパティとなるメタデータにラベリングするというのが上級者の使い方です」とオーストリアのウィーンにあるcatworkxのAtlassianシニアエキスパートのティナ・マイヤーズコー氏は言っています。ページプロパティーマクロはページやスペース自体の量が膨大な場合や、将来的にページやスペースの量が増加すると予想されるような場合にこの方法は有効です。また、複数のスペースにまたがるページに同じラベルが表示される場合も同様になります。
「例えば、ある何百ものチームを持つ顧客が、それぞれ特定のアプリケーションについて文書化を行ったとします。しかし、他チームが何について文書化したのか不明な場合は、結局検索時に[アプリケーションX]と検索して1000件にも上る検索結果を確認していかなければなりません」とマイヤーズコー氏は言います。「これらの検索結果は一から確認する必要性が生まれるため、価値がありません。」
一方、ページプロパティマクロを含むテンプレートで作成された全ページは、ページプロパティレポートマクロを含むランディングページに紐付けされるため、架空のアプリケーションXのコンテンツを容易に検索で見つけることができます。これでレポートマクロから容易にコンテンツの確認が可能になります。
マイヤーズコー氏も「これでコーディングガイドライン・ユーザードキュメント・要件ドキュメント等すべての文章を1ページにまとめることができるのです。」といっています。
従来のConfluenceでは、ユーザーは自分がどこにいて、必要な情報にどうアクセスするのかの判断が難しい場合があります。
Refined for ConfluenceやRefinedToolkit for Confluenceなどのアドオン使用をすると、見た目をカスタマイズしながらユーザーエクスペリエンスにコンテキストを追加できます。
「Refinedではアンカーポイントを作成し、利用ユーザーが[アイコンごと]にアクセスできるページを示す事ができます。」とロスウェル氏は言います。
また、RefinedではConfluence内にメニュー・設定・サイドバー等の追加ができ、ユーザーの情報処理の負担を減らす事が出来ます。「Refinedは不要なノイズを除去し綺麗にラッピングをすることができます」そして「Confluenceとは対照的に希望変更箇所の変更が簡単にできる」と言っています。
Refinedは不要なノイズを除去し従来のConfluenceをきれいにラッピングしてくれるのです。
ドイツのドレスデンに拠点を置くCommunardo社のコンサルタントであるマイク・アンドレス氏は、Atlassianのアプリ構築やコンサルティングを行っており、彼はユーザーエクスペリエンスから情報検索時の負担の軽減を目指しています。
「ユーザーはナビゲートする為に何百もある記事検索をする事を好みません」と彼は言います。ユーザーはいくつかのオプションを望みはしますが、従来のConfluenceでは検索結果が数百に上る可能性もあるのです。
「そのためRefinedでのサイト構築をするのです。」と彼は言います。カスタムUIで、ボタンやリンク、ハイライト等のモジュールを使用すると、ユーザーニーズの予測やサイト訪問者に役立つコンテンツへガイドする事が出来ます。
一般的にナレッジベースのゴールは、ユーザーが必要としている情報をいち早く容易にデリバリーすることになります。それを可能にするための方法は下記の通りです。
情報毎のカテゴライズや、ユーザーのアクセス理由の紐づけ、サイト内のナビゲーションアイコンの設定を行い、ユーザーのサイト利用環境を整備する。
シンプルに作成をする。「少ない方が豊かである」という考え方でサイト全体でのデザインを一貫し、シンプルな配色や空白の使用を行う。
ポップな色で最重要コンテンツや必須確認事項を強調する。
リソース
これまで説明してきた事はすべて、ユーザーと管理者自身が、利用ルールに従った場合のみ機能します。そうでなければ、言葉は悪いかもしれませんが物事が「ぐちゃぐちゃ」になるでしょう。
更にナレッジコンテンツの作成・公開のためのワークフローとレビューの確立、導入したスタンダードとそのプロセスを施行する１名ないしは複数名のオーナーへの権限移譲について知りたいのでしょう。
そしてロスウェル氏は「その管理者は誰なのか決めてください」と言います。「ページのクリーンアップ時に、全ルールがしっかり守られているのかの確認工程を設け、全員がそのルールを逸脱していないかを確認します。この確認を怠ると、組織内のページがぐちゃぐちゃになってしまい、内容整理を一からまた行わなければならない状態になりかねません。」
マイヤーズコー氏も同様に、「動かす人がいなければ、同じレベルに留まってしまいます。道具として使われることはあっても、仕事の手段として使われることはない、これが大きな違いです」と言っています。
リソース
Confluence管理者ガイドはこちらから
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以上のPDFのダウンロードはこちらから
今回もINNOOVがパートナー提携をしているRefinedのブログ記事(英語記事：Expert Advice to Manage Big, Messy Confluence Instances )を翻訳させていただきました。せっかくならチームや部署内等のナレッジ管理と共有はスマートに行いたいですよね。Refinedを使えば、Confluence内で貯めたナレッジも管理・共有がグッとしやすくなります。
まだ日本語化がされていないRefinedではありますが、INNOOVでは今後もRefinedのブログ記事を中心に日本語翻訳して紹介していく予定ですのでぜひご確認ください。
ぜひ製品導入について等質問がありましたら、右下のチャットボタンよりお問い合わせください。