※本ブログはTempo「6 time management techniques to increase productivity」を翻訳したものです。内容に相違がある場合は、原文を優先とします。
私たちは皆、より多くの時間を望みがちですが、現実的に望める事は今ある時間をどのように効率的に管理していくかではないでしょうか。 もちろん、それは口で言うほど簡単ではありません。 また、取組んでいるタスクに対してすぐ気が散ってしまったり、めんどくさいからと先延ばしにしてしまう流れもあると思います。しかしありがたいことに生産性向上のためのタイムマネージメント手法をエキスパートは見出しているのです。
タイムマネジメント手法には、生産性向上のために従う必要のある一連の原則が含まれます。 正しいタイムマネジメントを行う事で、時間を効率的に使用できたり、より適切で迅速な意思決定が行えるようになります。また、より短時間で多くの事を達成できます。
タイムマネジメントの最適化方法はたくさんありますが、すべてが全てうまくいくとは限りません。 プロジェクトマネージャーからデベロッパー、マーケターまで、業界により人々はさまざまな働き方をしており、ある人にとってはうまくいくものも別の人にとってはうまくいかない場合があります。 では、あなたにとってのベストなタイムマネジメント方法は何なのでしょうか？ どの方法が有効なのかは、実際に試してみる事で知る事が出来ます。
今回は、タイムマネジメント方法をいくつか集めてみました。ぜひ、実際に試してみてあなたにとってベストなタイムマネジメント方法を見つけてみてください。
目次
ポモドーロテクニックはシンプルではありますが、とても有効的です。
タイマーを25分に設定し、その間タスクのみに集中します。その間はメールやソーシャルメディア、ニュース等の確認は避けてください。
25分後1セッションが終了した事を記録します。その後5～10分間の小休憩を取ってください。また、3セッション終了したら20～30分の休憩をしてください。
休憩後はまた同じ工程を1から行ってください。
インターバルを使用した仕事をする事で、集中力を最大限に高め、1日の中で必要とされる小休憩の確保も数回出来ます。
タイムブロッキングでは1日をブロックのように、様々なタスクを終えるための時間ごとで分割します。
毎週、いつ何に取り組むべきかを示す具体的なスケジュールを立てます。
秘訣は、その週分のタスク確認をまず行い、何を行うのかを確認する事です。 次に、各タスク毎に時間をブロックします。 新しいタスクが開始または完了したときは、毎日時間ブロックを調整しましょう。
タイムブロックされたカレンダーの例を次に示します。
この方法では、何に取り組むべきかを絶えず判断する必要はなく、注意散漫にならずにタスクに没頭することができます。
GTDメソッドではリストや、リマインダー、定期的なレビューを用いて生産性向上をサポートします。
頭の中にあるすべてのタスクを整理する習慣を身につけ、プロジェクトや、やることリストに時間を費やすより、仕事にたっぷり集中することが出来ます。 またこの手法では、タスクの整理・優先順位付けがされるため、受けるストレスも最小限に抑えられます。
このシステムは合計5つのプラクティスで構成され、あなたのやるべきことを終わらせます。
収集
大小にかかわらず考えられるタスクをすべて可視化します。
処理
実行可能なタスクかを判断します。 もし実行可能な場合、ネスクトアクションをはっきりさせます。実行不可能な場合そのタスクを削除または保留にします。
整理
全てのタスクを一か所にまとめます。例えば、カレンダーに日付を入力する、権限委譲する、また後のためにリファレンスを置いておく、タスクを分類するなどです。
レビュー・評価
リストを頻繁に見返し、最新状態かを確認します。
実行
システムを使用し、次に何をすべきか明確にします。
マーク・トウェインは名言を残しています：
もしあなたのやるべきことがカエルを食べることならば、朝一で食べてしまうのがいいでしょう。もし2匹のカエルを食べなければならないのであれば、大きいカエルからまず食べることが最もいい方法でしょう。
「カエルを食べろ」とは、最も重要な作業を先にやろうといった時間管理方法です。（事実、多くの人は重要案件を最優先する事を避けたいと思っています。）
これらの「カエル」に当たるタスクがゴールに与える影響は大きいため、、タスクの取り掛かりを朝一番に始める事で、その日の残りの時間を気持ちよく過ごすことができます。この時間管理方法は、一日のうちで最もリフレッシュ・集中していると感じる早い時間帯から始めるという事に重点を置いている事に着目してください。
慢性化した先延ばし対処法はいくつかあります。タスクまたはプロジェクトを先延ばしにしてしまうトリガーは、例えばこのようなものではないでしょうか。
つまらないと感じる
イライラする
難しいと感じる
曖昧で何をすべきかわからない
体系化されていない
やりがいがないと感じる
個人的に意味がわかっていない
タスクに取り掛かる事を先延ばしにしていると思った場合、上記の7つのトリガーのうち、自分にはどれが当てはまっているのかを考えてみて下さい。次に、そのタスクについて別のアプローチができないかを考えましょう。例えば、タスクがうまく体系化されていない場合、ワークフローを用いてタスクの体系化を行いましょう。繰り返し行わなければならないタスクにおいては、時間を計ってどれくらい早く作業が出来るか等をゲーム感覚で作業しましょう。個人的にタスクの意味が分からない場合は、自身の価値観を更に深く掘り下げて、自分の価値観とタスクを結び付けてみましょう。
また先延ばしを対処する方法は他にもあります。 例えば、タスクを仕上げる時間を考えると身構えてしまうかもしれませんが、実際は、そのタスクを思うより短時間で仕上げられます。 大きなタスクを小さなタスクにいくつかに分割してみると、タスクに取り掛かる明確なスタートポジションが分かります。作業に取り組み始めたら、終了したタスクを確認していく事で作業が進んでいると達成感を得る事が出来ます。
もちろん賛否があるかとは思いますが、最も効果的な時間管理方法の1つとして、Tempoではタイムトラッキングを推奨しています。どのくらい時間がかかったかを一覧化する癖をつけることで、タスクやプロジェクトにかかる時間をより意識的に考えるようになります。例えば、ミーティングに過度の時間を割いていたり、優先度の高くないタスクに時間をかけてしまっている場合等に有効です。タイムトラッキングをでは、時間そのものにより価値を見出すことが出来る他、より効果的にタスクに対する優先度を選定できます。そして、Tempo Timesheets for Jiraのような適切なツールを用いることで、タイムトラッキングをできるだけ容易に自動的にすることがポイントです。
たとえば、上記の時間ブロック方法を使用する場合、Tempoはカレンダーと統合され、次のようにタイムシートに自動的に入力されます。
そしてあとは「ログ・アクティビティ」をクリックするだけで、タイムシートが完成します！
タイムマネジメントの利点
上記の手法のいずれかを使用したタイムマネジメントを行う事には、多くのメリットがあります。 ぜひ上記の方法のいくつかを試してみるか、Tempoブログで詳細をご確認ください。
いかかでしたでしょうか？今回はタイムマネジメントについてのブログ記事を翻訳いたしました。日々たくさんのタスクやミーティングを行う中で限られた時間を効率よく自分で管理する事が出来れば、仕事もサクサクこなすことが出来るのではないでしょうか？また、無駄な時間を割いていく事で、新しく別のタスクにも取り掛かれるかもしれません。
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