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社員は毎日行う作業の選択(優先度判定)を毎日行っている‐それは正確な情報/判断なのか?

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

今週末10月16日(金)12:00より弊社のイベントが開催されます。

【参加無料】企業の生命線 プロジェクト運用力をアップデート

プロジェクト運用力の向上のためのヒント等盛りだくさんです。ツール連携・情報のプール・ディスカッションの支援・情報の見える化等様々なTipsを紹介します。ランチタイムの情報収集に是非ご視聴ください。

イベント詳細

社員は毎日行う作業の選択(判断)を毎日行っている

イベントではプロジェクトで行うプロジェクトワークをSlackとアトラシアン製品の連携を紹介しています。毎日ステータス確認をプロジェクトリーダは作業として行っています。プロジェクトでなくとも通常の業務でも今日の作業について頭の中で考えたり何かのリストを見て何を進めるか考えたりします。

この毎日何を行うかという作業を全社員が行っています。それも判断基準にルール等があれば良いですがほとんどのケースで各自の基準で判断し作業を行っていると思われます。

イベントではJira SoftwareでのKANBANを使ってタスクの見える化を紹介しています。

この毎日行う作業の選択(判断)は非常に重要です。少なくとも実行する予定のタスクがチーム内で見える化され優先度に応じた作業が選択される必要があります。毎日行う作業が見えているだけでも、それが優先度が高いものなのか今そのタスクは着手する必要が無い等の判断がチーム内で可能となります。

この一歩踏み込んだ判断が容易にできることがKANBANのメリットであり、毎日行う判断するための準備を如何に削減できるかが判断の質にも繋がります。

振り返りを行うことで計画に反映しタスクの優先度をまとめて決める

優先度が重要だと言っても実際は毎日決めるわけではありません。

スプリントであれば定期的に振り返りを行ます。その振り返りを受けて作業計画を見直しまとめて優先度を設定します。スプリントでなくとも、定期的にグルーミングといってタスクを洗い出す中で優先度を設定します。

あまり上手くいかないプロジェクトは、この振り返りを経由せずに計画の修正を行いがちです。

或いは、振り返りも計画の修正も行わずただひたすら最初に計画したタスクの処理を続けることがあります。

優先度の判定と運用は、しっかりとした振り返りをベースとしその振り返りで得た気づきを優先度に反映することではじめて優先度が機能するのです。

タスクが物理的に処理できる量なのか、技術的な難易度は無いのか等プロジェクトメンバーは冷静に判断する必要があります。

タスクは無理に押し込んでもほとんどのケースで完了できないかかなり品質を落として完了とすることになります。品質を落とした作業は忘れたころに設計上の不具合または作業のミス等が沸き上がってきます。

チームメンバーの振り返りでの合理的な判断がプロジェクトを致命的な状況に陥ることを防ぎます。

振り返りがしっかりできれば計画は自然と改善していく

私はどのクライアントでも振り返りを最初に行います。驚くのは多くの企業で振り返りを反省会として悪い部分を捻出するための活動として行っています。

今行っていることで ”できていること” ”できていないこと” の両方を見る必要があります。それは、できていないことが決して悪い状況ではなく物事を進める上で顕在化しただけのことの場合がかなりあります。

むしろ何が見えていないのかをディスカッションする必要があり、振り返りで出てきたこと以外に何があるのかをチーム内で認知する活動が振り返りだと考えています。

自分・自分たちの活動を正確に認知できているか?

企業内の活動であれ個人の活動であれ、そもそも目的に対しての自分の活動が正確な判断ができているのかを考える活動をしていないと自分が今何をすべきかが判断できまん。また、チーム内と目的の理解が同じでなければ出てくるアウトプットが微妙にずれてしまいます。

振り返りは単に目の前のプロジェクトの状況だけを考える時間ではなく、時にはそのプロジェクトの目的についてしっかりと考える時間を取ってみるのも良いと思います。そのディスカッションから本当に重要なことが何かを導きだすことで正しい優先度を設定することができるのです。

プロジェクトのリーダは正しい情報を得るために右往左往している

実際は各プロジェクトのリーダは正しい情報を得るために右往左往しています。それは今見えている情報が正しいと思っていない、またはまだ開示されていない情報があると考えているからです。

いくらツールを準備しても、振り返りは重要だとはいっても、それ以前に”自己開示”ができていないチームではタスクの裏にある情報にアクセスができません。

自己開示ができているチームは問題にアクセスしやすくなり、問題も早く解決できることができます。では自己開示ができるようにするにはどうすれば良いのでしょうか?

自己開示のための活動は地道 

まず、システムのアイコンは各自オリジナルに変更する

弊社ではアトラシアン製品等を含めてSaaS等のツールを使って業務改善を行っていますが、結局はツールを入れても自己開示がうまくいかなければツールの機能はうまく使えないと思っています。

基本的な部分で言うと、ツールのアイコンは自分の好みのキャラクターでも写真でもいいので必ず変えてもらいます。そんなことかと思われるかもしれませんが、このパーソナライズこそが自己開示(視認性向上)のスタートポイントです。

チャットツールを使っていても名前だけだと直ぐに判断できない場合があるためアイコンを変更する意味は視認性等の部分でも影響があります。アイコンに書いている名前を見れば分かると言う意見もありますが、毎回アイコンの文字を読むことでこれは誰かを判定する作業レベルから活動を削減する必要があります。*情報の判定は目と脳をダイレクトに使うため疲労に影響します。

自己開示と視認性とは相互関係にあります。”発信する”と”見える化”がパーソナライズされていることが理想です。

  • 自己開示(発信)しないと見えない - 毎日発言する場所を設定する
    • 毎 朝 今 日 の作業を宣言するスタンドアップミーティング(ショートミーティング)を設定する
    • 自由投稿の場所を作成する
  • 視認性を上げる - 判定するためのプロセスを省略する
    • アイコン等を視認性の高いパーソナライズ化したものに変える等

もし会社でいろいろなツールを使っているのであれば、まずは各システムのアイコンを変えることを推奨します。ここでまずアイコンを変えることに対して難色を唱える方が数名います。自己開示をしなさいというよりまずは視認性を上げるための活動だと説明する方が良いでしょう。もし理解できないようでしたら科学的な事例を見せることや、1on1やチームディスカッションを行うことも良いと思います。重要なことは全員のアイコンがデフォルトではなく自分が誰だとわかるようなオリジナルのアイコンに変えることです。ここから自己開示が始まります。このような小さなことも含めて価値のための時間を捻出する改善を行っていきます。

毎朝今日の作業を宣言するスタンドアップミーティング(ショートミーティング)を設定する

スタンドアップミーティングは別のブログでも紹介していますが、朝にタスクの選択と”宣言”をさせることで業務に対してコミットをしてもらいます。

朝のスタンドアップミーティングで業務効率・コミュニケーションの改善を《準備編》

スタンドアップミーティングでは宣言部分が自己開示となる

短い時間ですが、毎日話すことで昨日実行したタスクと今日実行するタスクと現状の課題について話をすることは、プロジェクトの進捗管理でもありますが、自己開示のトレーニングでもあります。特に現在はリモートワーク等でコミュニケーションが減っている部分もあるため毎朝チームメンバーとあいさつを交わしつつタスクを確認する時間をとることでチーム内の情報を交換します。チャットでも情報交換はできると思われますが、テキストのニュアンスをお互いに正確につかめていない場合ばあるため短い時間でもその場で質問ができるFaceToFaceの時間が必要です。

自由投稿の場所を作成する

次に実施する内容はslackを使っていればわかりますが、randomのような自由投稿の場所を準備し運用します。自己開示としてアイコンを変えたり、スタンドアップミーティングをやるのであれば自由投稿の投稿数ある程度期待できます。

しかし、自己開示の活動を行っていない場合は自由投稿の場所を準備しても自分の意見等を公開するということに慣れていないため投稿数はあまりあがらないと思われます。*この自由投稿の場所は会社の風通しの良さが垣間見れます。発言することに対して抵抗感のある社内だとこの自由投稿の場所を準備してもほとんど発信されません。

社内ではじめてこのような取り組みを行うのであればまずは興味のある数名からスタートすることをお勧めします。徐々に時々投稿する人がでてきます。その時はしっかりと投稿に対して反応することで新しい文化となっていきます。

自己開示を促すルールを設定する

振り返りや1on1も自己開示の場です。だた、あまりにも自由に発言を求めても何も出てこない事があります。

振り返りの場合は、一旦は個人で最低限4つ以上”できたこと”・”できなかったこと”を書き込む等のルールが必要です。

別のブログでも書いていますが、何かしらのルールを利用することで意見を引き出すことができます。

ディスカッションの仕方 まずは個人でカードを書く

このような運用については、最初は小さなチームでルールを決めてもいいのですがある程度の規模になったら会社または部門全体でルールを統一することが必要です。ローカルルールが複数あることで活動が標準化されないためどこかでルールの整理をお勧めします。

このブログ記事の”社員は毎日行う作業の選択(優先度判定)を毎日行っている‐それは正確な情報/判断なのか??”は自己開示がされていない組織だと受け取った情報を信頼していないため担当者やチームに再度ステータスを確認したりすることもあります。情報の精度向上を自己開示と紐づけることで組織が自立化していきます。毎日の積極的な活動内容の共有も自己開示です。

まとめると以下になります

  • ツールはスピードとフォーマット
  • 自己開示は情報の信頼性と視認性
ツールの導入と同時に今までの運用スタイルを変えることで情報の質の向上も期待できます。是非プロジェクト改善や社内業務改善を検討される方はご相談ください。

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