日々のプロセスのメンテナンスがシステム開発プロジェクトやコストダウンの成功率を上げる

私は業務改善活動や業務システムの導入検討の際に必ずプロセスマッピングを行います。
オーソドックスな手法ですが、プロジェクトメンバーと現状を理解しやすため重宝しています。

例えば身近にある会議招集のルール変更検討についても活用できます。
現在会議招集を行っている方法を全てポストイットや付箋ソフトで左から右へ作業プロセスと利用システムで表現します。
どれだけ無駄なことをやっているか見える化でき改善ポイントをつかむことができます。チームで一度ワークショップ形式でやってみるといろいろな発見があります。

全社で再利用できる形でプロセスを管理する企業はほとんどない

ここからが本題です。
プロセスマッピングにより表現される資料は比較資料作成やソリューション検討の時にのみ作成されプロジェクトや改善活動が終わるとドキュメントはどこかに行ってしまいます。
プログラムは最近はGit等に保管され整理されてきていますが、プロセスにおいては管理ツールを使ってトータルに管理している企業はほとんど見ません
ISO/SOXのプロセスも独自のドキュメントでIT側との連携は薄い傾向があります。

私は企業がIT導入やコスト削減で苦しむ原因の一つとしてプロセスの情報がシステム開発でそのまま使えるレベルで管理されていないことにあると思っています。
プロセスが管理されていない場合、毎回プロジェクト毎にプロセスマッピングをコンサルやSiベンダーにて要件定義フェーズで行います。
この期間で開発対象がわかりスケジュールとコストがわかってきます。
プロセスの規模においては、数ヶ月から半年はこの整理するフェーズで時間をかける必要があります。
この整理するフェーズで想定外のことが出てきてスケジュールやコストに影響があることが見つかります。

またこの作業はコンサルSiベンダーによって作業フォーマットの癖もあり発注側もそのフォーマットに慣れる必要もあります。
基本納品されると次のプロジェクトまで使われない情報となります。

ここはしっかりとツールでプロセスを管理する

私はプロセスを管理するにはプロセスを管理するプロセス管理ツールを導入することが最も効率的な運用方法であり、企業にとって効果を得やすいと考えます
プロセス管理ツールにより、プロセスの最新状態を把握することができるようになりITプロジェクトの他、業務プロセス改善・SOX/ISOにも活用可能です

さらにそのプロセスがツール上から利用できることが理想と考えます。紹介するNintexはプロセスマネジメントとNo-code tool を提供するソフト会社です。

Best Business Process Management Software 2020

https://www.g2.com/categories/business-process-management

Business Process Management Software というプロセス管理のカテゴリがあります

Nintexはこのカテゴリのリーダー的な製品です。
Nintexの他にもプロセス管理ツールはありますが、Nintexは別のプロダクトでLow-codeの開発ツールを展開しています。

Nintex はLow-codeとして使う前にプロセス整理のツールとして中堅企業以上では導入と運用で長期的にコストメリットが出ます。
システム開発でのプロセスが整理されていないことから発生する課題による開発スケジュール遅延や予算オーバー等を回避することにつながります。

https://www.nintex.com/workflow-automation/advanced-workflow/

Nintexの他にもプロセス管理ソフトはいくつもあります。
用途や価格を見て別の製品を利用することも検討することもできるでしょう

INNOOVでは今年プロセスマッピング/メンテナンス専門のサービスを展開します。サービスリリース特別対応費用で提供させていただきます。

ご興味がある場合は弊社サイトよりお問い合わせください