クライアントや見込顧客とのミーティング調整の効率化に Hubspot導入

こんにちはプロセスコンサルタントのYoshiyaです。

HubSpot を導入しました

最近HubSpotというクラウドサービスを導入しました。HubSpotはCRMのサービスです。機能アップで様々な効率化が実現できます。

弊社ホームページのcompanyに弊社利用中のクラウドサービスリストしていますが、弊社はクラウドツールのみで業務を回しています。基盤としてGoogle G-suite 経理や勤怠はFreee 社内の情報管理はパートナーでもあるアトラシアン製品のJira/Confluence/Jira Service Management 等を利用しています。今回これにセールスサポート系のツールとしてHubspotを導入しました。

HubSpotはCRM機能をベースにmarketingやsalesとserviceの3機能があります。CRMの基本機能は無料で利用できます。顧客情報をローカルファイルで管理されているのであれば社内メンバーと共有できたりと便利ですのでお勧めです。ちなみにモバイルアプリでは名刺の読み取り機能もあります。

モバイルアプリでもメールトラッキングやコンテンツのビュー数等確認できます。

HubSpotの機能

marketingはメールでの自動追客やウェブサイトのチャットや広告等の管理機能があります。配信したメールにトラッキングコードが入っていていつ何回メールやドキュメントを閲覧したのかがわかり追客のタイミングを得ることできます。上位バージョンの自動化機能では、何回かメールを見ると次の案内を自動で行うメールオートメーションを利用できます。

ウェブサイトにチャットを設定するとチャットで問い合わせの時に氏名や会社名をボットで受け取ることも可能です。チャットやメール連動していて導線が切れません。

salesはセールスドキュメントの管理やミーティング調整機能があります。

serviceはサイトからのチャットお問い合わせ等をチケット化して管理する機能があります。このチケットの機能はアトラシアンのJiraとも連携するので社内のメンバーとの共有にも便利です。

HubSpotのミーティング調整機能の使い方

今回はsalesの機能のミーティング調整機能についてもう少し説明します。

弊社ではデモお問い合わせやクライアントとの打ち合わせの調整が非常に手間と時間のかかる作業となっています。

今までは日程と時間の候補を提示してその提案から先方企業に選択してもらったり、その逆を行ったりして日程調整を行っていました。

今回HubSpotのsalesを導入したことにより調整時間を大幅に削減できそうです。

HubSpotのミーティング設定で自分の使うグーグルカレンダーを設定します。ミーティング可能時間を30分1時間等を設定することで直ぐに利用できます。前提として、グーグルカレンダーに正確な予定を入れておかないと相手から見えないスケジュールを含めて 調整がされてしまいます。日頃からカレンダーの更新は小まめに行う必要があります。カレンダーの更新をしっかりすると社内のメンバー間のスケジュールの見える化も進み社内の活動も円滑になります。

利用方法ですが、HubSpotで作成したミーティング調整のリンクをメールやチャットで送ることで利用できます。サイトのチャットボットに設定すれば自動的にデモの予約もできてしまいます。

リンクをクリックすると最初以下の画面が表示されます。PCでもスマホでも利用可能です。最初に私のカレンダーでミーティング可能な日が表示されます。7/23と7/24は祝日でカレンダーを埋めているのでミーティング可能な日程としては表示されません。

日程を選択すると以下の会議時間の選択と開始時間の選択画面に移ります。今はZoom等のツールが普及したので直ぐに15分単位のショートミーティングの設定も違和感が無くなってきました。

少しの時間なら15分で設定し、じっくり話したいのであれば1時間と選択できます。

ここでグーグルカレンダーで別のミーティングが入っている間は予約ができません。設定により各ミーティングの前後10分-15分などミーティング予約不可としてバッファーも設けることができます。この参照するカレンダーは個人のカレンダーとグループで複数名分のカレンダーをまとめたもの設定できます。複数名のカレンダーで共通の空き時間だけが先方に見せることできます。グループのカレンダーでの設定もう一つの方法が例えば3名の内で誰かが対応すればよいケースであれば空いたスタッフだけでスケジュールする方法もあります。

次に時間を選択すると次にミーティングを依頼する方の氏名やメールアドレスの入力画面が出てきます。入力項目で会社名を追加したり、他の属性(問い合わせ種別等)を追加することも可能です。ここで入力された情報は、顧客情報としてHubSpotのCRMへ自動登録されます。ミーティングを依頼する方は登録したメールアドレスに会議招集のメールがHubSpotから自動で送信されます。自分のグループカレンダーには自動でスケジュールが登録されます。

この説明画像はスマホのものですが、やっぱりスマホでスケジュール調整ができるのは利用者側も便利と思います。後、ミーティングの設定がわからないときはチャットでも問い合わせが可能なので使う側も安心です。

クライアントと自社両方の生産性向上のために

弊社は自社とクライアント側を含めて生産性向上を目指して活動しています。自社ではアトラシアン製品やHubSpot等を活用し生産性向上を目指しています。物事を決めるためのツールとしてはMiroを利用しポストイットでのワークショップをオンライン上で実現しています。

また現在弊社はFreeeの主催するアライアンス、＃取引先にもリモートワークをに参画しております。

リモートワークや紙処理ののデジタル化・社内の情報化により働く人がより多くのアウトプットを出すことできる環境を支援しております。

業務改善や社内の見える化の推進等ご相談ください。まずできることから改善を行います。

*アトラシアン製品のサポートやコンサルティングは随時受け付けております。