今回はアトラシアン製品の1つである、Jira Service Managementをどのように採用プロセスに活用することができるかについて書きます。
選考状況の管理において、具体例を2つ挙げます。
情報が複数のツールに存在するため、必要な情報を集めることに毎度時間がかかる
Google drive, gmail, indeed, slack...いくつものファイルを開いたり閉じたりし、ファイルを集めたり移動したりすることで時間はどんどん過ぎ去ってしまいます。HRの情報が一元化されていない場合、どの段階まで選考したか進んでいるかをサイトにアクセスして、或いはメールを検索してその都度確認しなければなりません。
応募者がJira Service Managementのメールアドレスにメッセージを送ると、すぐにチケット化されJira Service Management上にあがります。メールに添付された画像やファイルもそのままチケットに反映されます。採用側から見ると、そのチケット内のコメントでメッセージのやり取りをすることになるため、いちいちメールを検索する必要がなくなります。
期限を設定し、ステータスを強制的に
期限の設定を強制的にすることでステータスがより明確になります。
例えば選考課題の提出期限を設け、期限を過ぎても提出がない場合はその応募者のステータスを自動的に「不採用」とすることができます。課題未提出者や連絡が取れなくなった応募者に不採用メールを送る必要はなくなります。
このような時間を減らすことができれば、その時間を他のことにあてることができます。ただここで忘れてはならないのは、時間をつくることだけで改善は成り立たないということです。質を高めることもとても重要です。例えば、送る内容を誰かと間違えていないかとヒヤヒヤしながらメールを返信することは作業ではありませんが、目に見えない工数です。もしヒヤヒヤしなかったら、作業の集中度は上がります。面接前に履歴書をじっくり見たり、応募者に丁寧な対応をしたり、求人の文章を見直したりと、応募者と良い関係をつくることに繋がる取り組みをする余裕が生まれるかもしれません。
考えることに集中できる環境と時間を生み出しましょう。
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まもなくTech&Study第2期生の募集を始めます。
今回の募集ではJira Service Managementを使用する予定です。
採用プロセスも少し変更します。お楽しみに。
