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Confluence/Jira導入で行うこと アイコンの設定

プロセスコンサルタントのYoshiyaです。

先週イベントが終わりました。イベントでは、プロジェクト運用力向上についてのTips等を紹介しました。近日中にYouTubeを上げますのでイベントに参加できなかった方は是非視聴ください。

課題解決のためにはツール導入だけでなく運用設計が必要

弊社はアトラシアン製品(Confluence/Jira)他のツールの導入設計の他に運用設計と新運用の定着も行う必要があります。
運用設計にはコミュニケーション設計があります。推奨はありますが、どのサイクルで情報をチーム内で確認するか等をタッチポイントの設計をします。以下が大まかなツール導入に際して行うことですが、その中に細かいですが、アイコン設定というものあります。

ツール設計と運用設計

  導入設計 定着(トレーニング)
ツール設計
  • 利用する課題タイプや優先度
  • ワークフロー等
  • カンバンのスイムレーン
  • チケットが正しく作成されているか
  • ツールの機能が使えているか:モバイルアプリ等も
運用設計
  • 役割の設定
  • コミュニケーションの設計
  • アイコン設定
  • レポーティング設計
  • スプリントの場合、計画や振り返りの実施
  • レポートが活用されているか
  • マネジメントの参加
体制
  • プロジェクト推進体制の設定
  • 各Jira導入チームで出てきた振り返り結果のまとめ
  • 推進過程で出てきた課題の対応(継続的改善)

アイコンを設定する理由

なぜアイコン設定が入っているかというと意味があります。

ConfluenceやJiraは大手の企業で導入されることが多いのですが、ここでだいたい問題になっていることはITリテラシが高くない、つまり低いことが多いです。

どんなツールでもいいのですが、OutlookやGoogle G-suite等のグループウエアを正しく使えている企業はかなり少ないと思います。

例えばカレンダーの使い方として、予定をカレンダーに入れていない方も多くカレンダーを参照して会議招集等ができないためメールで空いている時間等をききながら調整している会社もまだまだ多いです。

ここでアイコンの話にもどりますが、だいたいそういった企業はプロフィール設定等を社内で取り決めて運用することはほとんどされていません。

プロフィールやメール署名等は本来会社である程度のルールを決めて統制をとるべきだと考えます。メール署名は外部の方が見たときに必要十分に情報を得ることができること。また、プロフィールも最低限ルールを決めて社内向けに情報を開示する必要があると思います。プロフィールの一部であるアイコンは以下の理由によりJiraやConfluenceを利用する上で重要な意味を持っているからです。

社内システムでアイコンの変更が必要な理由

アイコン変更が必要な理由は、大きく4つの理由があると考えています。
特にJiraの運用においてチケットを識別する時にアイコンが重要です。アイコンは視認性向上のためでもあります。
後、自己開示を促すことでチーム内の会話促進により問題の顕在化につなげることも期待します。
 
統制:アイコンルールの浸透によりツール利用の統制を図ると同時にトップダウンでの明確なルールの提示により変化への意思を伝える
 
自己開示:身近なもので自己開示を促す *まず、システムアイコンから変える・発信する
 
きっかけ:社会的手がかり この人はどんな人なのかの手がかり 
物事の聞きやすさや親しみやすさからコミュニケーションを活性化する
 
視認性向上:アイコンで誰かがわかりやすくなる 
テキストでの名前では名前を読んでその人が誰かと判定を繰り返している
 
弊社では、ツールの導入に際して運用設計と定着度向上にこだわりをもっています。
単純にJiraが使えれば良いというわけではなく、振り返りや計画でのチームフォローができているか等も注目します。
その際に、振り返りでしっかりとチーム内で意見が言えているかがJira等の定着に影響をします。
 

どうツールをビジネスの中心に置くか

よくイベント等の質問でJiraやConfluenceを導入したが、利用率向上や定着が進まないと聞きます。
これは運用の大きなヒントとなりますが、変える部分や統制する部分を設定することで今までの発散した状態から情報の流れを統制し社内で情報を探したり再加工しなくても良い状態をつくります。
 

ポイントとしては

  • チケット化:Jiraのチケットにする部分の運用を明確する
  • レポート:Jiraのチケットの情報を束ねて出す
  • コミュニケーション:上記をどのタイミングで行うか
等が重要となります。
チケットの情報にする部分と活動した結果の表現とそのコミュニケーションタイミングとなります。
 

ツール導入では結構決めることや社内に説明をする

せっかくツールを導入するのであれば、ツールの機能を引き出しコストに見合った改善がされることが必要です。
それには、今まで運用してきたやり方についても変更を検討する必要があります。
コミュニケーション部分については、今振り返りを定期的にチームで行っている企業はあまりないと思います。
朝の情報共有としてのスタンドアップミーティングやディレクションミーティングといわれるショートミーティングも運用している企業はまだそんなには多くないと思います。
これらのコミュニケーション設計については推奨として紹介をしますが、Jiraを中心とした運用においては必須のコミュニケーションと考えています。
結構決めることや社内に説明することがでてきます。
 

INNOOVが支援できること

弊社が支援できることは大きく2つです。

導入と運用両方を支援することができます。

JiraやConfluenceを導入してからが情報があつまり会社が変化しやすくなります。一方でJiraやConfluenceをしっかりと使おうとしないと今までのシステムにも情報が分散してしまいます。全社で導入するツールは導入設計も重要ですが、導入後のフォローや改善が重要です。

ツール導入をお考えの方、導入したがうまくいかない等悩みを持たれている方はご相談ください。

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