こんにちは、プロセスコンサルタントのYoshiyaです。
先日オンライン対応ののビジネスワークフロー①を投稿しました。以下はそのイメージ図です。
各ツールが連携して情報をプールまたはキープしながら製品開発に繋げていくイメージです。
弊社はアトラシアン製品の導入コンサルティングを行っていますが、製品だけの導入だけでなく以下のことも行っています。
- 情報連携支援（Chatops）
- タスク化する前の情報整理の支援（ツール活用）
- 情報の整理・見える化の定着化支援（運用改善）
今日はこの３つについて話を致します。
情報連携支援（Chatops）
情報連携支援とはConfluence/JiraでのアクションをSlackやTeams等に連携をします。場合によっては、不要なチャットやメール通知は削除します。今どのツールも通知を非常に使います。この通知は多すぎても集中力が低下することにつながりますので、重要なポイントについて通知されるようにすることと、活動として状況の確認をオンラインやFacetoFaceで行うことを併用し情報連携を円滑にします。活動したことをどう伝えるか、どう共有するかを検討し改善を行います。
タスク化する前の情報整理の支援（ツール活用）
タスク化する前の作業フェーズの改善を行います。
タスク化する前の活動は重要です。会議での決定事項がタスク化されるケースが多いですが、それ以外でもチャットツールやビデオ会議でのやり取りなどで情報を交換しています。テキスト・口頭・ワークショップ（会議等）についてのアドバイスを行います。具体的なアドバイスとしては、テキスト・口頭・ワークショップでのツール選定や使い方や情報プール化について定義します。個社単位で環境が違うためその企業にあった方法を模索します。*Slack・ZOOM・Miro・MS Teams・MS whiteboard等のツールの活用等をアドバイスします。
情報の整理・見える化の定着化支援（運用改善）
情報が整理ができると情報がきれいに見えてきます。この整理された状態をキープする必要があります。この情報の鮮度を保つために、毎日朝にスタンドアップミーティングというショートミーティングを導入します。また、1週間または2週間に1回くらいのペースで”振り返り(Retrospective)”といわれる活動を定期的に組み込むことで運用上の問題点を棚卸します。この活動を定期的にフォローすることで運用の定着化を支援します。
ツールの導入やプロセスの再定義より、運用の方が大切
ツールを導入することで一旦は落ち着くのですが、ツールは導入してからが重要です。せっかく高機能なツールをいくつも利用しているのでしたら正しく利用しその機能を引き出す必要があります。
情報連携
通知は使いすぎないのが理想です。
たとえば、「新社会人は、仕事を覚えるよりせめてメールに即レス」が理想とされます。
しかし、マルチタスクは生産性を著しく下げるという研究もあります。
なぜなら、即レスとは、集中している最中に通知が割り込んでくることであり、
同時にメールの割り込みレベルが高いことを意味します。
その割り込みレベルが高いことで、集中力が阻害されて生産性が下がるのです。
集中力というものは、意思を使うことであり、意思の力は一度それると、なかなか集中力を戻すのが大変だということも知られています。
よって、本当に重要な連絡だけを通知にして、あとはメール処理時間を決めて、
「●時にお返事いたします」
と自動応答をするのがもっとも生産性が高くなるのです。
タスク化前
ツールはとても重要です。
さまざまな効率化ツールが存在しますが、プロジェクトの進め方を想定しているケースがほとんどです。
会議も、会社ごとに型があるようでいて、会社を問わず共通項があり、反対に共通項があるよいでいて、会社ごとに形式が違うこともあります。
コンピュータ上で行われるビジネスはデータや情報に依存した部分が大きく、その情報をいかにして扱うかが大切になってきます。
そのためにツールをどう扱うかもとても重要で、ツールは複数使い分けることも検討していいでしょう。
見える化
情報の整理と情報の定点観測はとても大切ですが、ルーティンになって新鮮味が薄れてしまいがちです。
なれ合いを防いで、毎日朝のスタンドアップミーティングをフレッシュに行う工夫も大切です。
朝は一日のうちでもっとも生産性が高く、ハイパフォーマンスになれる時間です。
よって、会議で時間をつぶす感覚ではなく、5分程度の短いミーティングで、一日を勢いよくスタートできるよう、チーム全体で結束していく必要があります。
弊社のAtlassian サポート＆トレーニングは、御社のタスク管理やマネジメントの不安点を改善することができます。様々なケースが想定されると思いますのでご相談ください。
