Zoomウェビナーガイド　初心者向け　③運営体制

最終更新2020.10.30

Zoomウェビナーを開催するために必要な運営体制について書きます。

ウェビナー当日は、いかに参加者に時間を当てることができるかと同時に、後で振り返るための材料をしっかりと残せるかが大事です。できるだけ、その場凌ぎの対応を減らすように準備をしていきましょう。

1. まずはじめに
2. 事前準備
3. 運営体制
4. フォローアップ

弊社の場合、当日の時間配分は大きく分けて
・事前録画したウェビナーを画面共有する時間
・質問に答える時間の2つになります。

質問は回答時間で全て答えるのは難しいです。そのため、ウェビナーを放映している最中にスピーカーが質問に着手できる環境をつくることが理想的です。

使うツールを用意する

当日は以下のツールを使用しました。

Slack…運営チームのやり取り
Slido…質疑応答の整理
HubSpotチャット…Zoomに入れない人へとのやり取り

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運営チームをそれぞれの役割に分ける

以下のような役割に分けます。

・スピーカー…ウェビナーで実際に話す
・質問対応者…ウェビナー内で出た質問を裏で整理する
・チャット対応者…連絡事項や告知URLをチャットに流す
・外部サポート…Zoomに入れない方や欠席連絡等の対応
・タイムキーパー…タイムテーブル通りに進んでいるかどうかを確認する

これらの役割は1人が複数持っても大丈夫です。
例えば、スピーカーは質問対応者としてもアサインをできます。事前録画をしていれば、スピーカーも運営側に回れます。スピーカーは、イベントの内容について詳しく知っています。そんなスピーカーが参加者との交流を全て受け持ってしまうとスピーカーと他の運営チームとの意思疎通ができなくなってしまいます。スピーカーが思い描いていた内容や進行とそのスピーカーを支える他のメンバーとの意識がずれていたという話はよくあります。上手くアサインをして、スムーズなコミュニケーションを目指しましょう。

質問への対応

質問は、①ZoomのQ＆Aチャット　②Zoom通常のチャット　③Slido　の２つを設けていました。Zoomのチャットは、送信時に送り先をパネリストのみや個人に変えることができます。そのため、通常チャットでパネリストのみ、つまり運営チームのみに質問してくる方もいます。弊社は質疑応答タイムで回答をします。スピーカーがライブで回答する時間までに、裏で質問をスライドに打ち込んでおきます。

2020年5月のウェビナーでは、このように実際にmiro を使っている様子をリアルタイムで画面共有しました。が、拡大縮小に時間がかかってしまうので、10月のウェビナーではGoogleスライドとSlidoに切り替えました。Googleスライドは事前にテンプレートを持っておくことをお勧めします。

Miroの場合

参加者が多く、質問がたくさん来ると見込まれる際は、カテゴライズ専用の役割を設けましょう。

チャットに流す文章は事前に決めておきましょう。例えば、入場時間に間も無くスタートすることをアナウンスしたり、アンケートのURLを貼ったりします。ウェビナーはどうしても一方通行になりがちなので、チャット機能を使って抑揚を出しましょう。

誰でも動画を放映できる状態にしておきましょう

これはアトラシアンさんからのアドバイスだったのですが、当日動画を画面共有しない人もローカルに動画データを予めダウンロードしておくことをお勧めします。もし、画面共有する人ができなくなってしまった時のためです。万が一に備え、誰でも動画を流せる状態にしておきましょう。

以下が、2020年5月のイベント当日に放映した動画です。

あれ？質問がない！

イベント中に質問がなかなか出てこない。
そんな時はダミー作戦です。
運営から1人だけ、参加者側に登録します。その人に質問者のトップバッターになってもらいましょう。
イベントがどのように見えているかを確認できることで、安心してイベントを開催することができます。

次回は、イベント後のフォローアップについて書きます。

Have a fantastic day!