Zoomウェビナーガイド　初心者向け　②事前準備

最終更新2020.10.30

Zoomウェビナーを開催するにあたって、どんな事前準備が必要でしょうか？

Zoomのブラウザ上で行った設定はリアルタイムで反映されません。ミーティングやウェビナーを開催している場合、一回そのミーティングやウェビナーをクローズする必要があります。開催中に設定を変更できないからこそ、予め設定しておくことが大切です。

1. まずはじめに
2. 事前準備
3. 運営体制
4. フォローアップ

事前準備では、Zoomのイベントページを作成します。
今回は参加しやすい環境をつくるために抑えておきたい設定をご紹介します。（つまりイベントの集客につながってきます。）
Zoomウェビナーでは、スケジュールをすることで公開可能なイベントページのURLが作成されます。URLを自らシェアしない限り、外部に公開はされないのでご安心ください。

1. ウェビナーをスケジュールする
2. 参加者とのコミュニケーションにまつわる設定をする
3. パネリストを招待する
4. イベントページを整える
5. アンケートURLを入力する

①ウェビナーをスケジュールする

「ウェビナーをスケジュールする」を押します。

必要事項を記入・選択します。

ここではトピックがイベント名に、説明がイベント内容の説明にあたります。説明欄は2000文字まで入力できます。イベントの概要やタイムテーブルを説明欄に入れましょう。
参加者の名前やメールアドレスを取得する場合は、登録の必須にチェックマークを入れることができますが、もしZoom以外にイベント集客ツールを使うのであればここにはチェックボタンを押さないことをお勧めします。

以前まで、Zoom側での登録を必須にしていたのですが、弊社は集客にPeatixを使用しているため、参加者が二重登録をしなければならない状態になっていました。二重登録にしてしまうと、参加者の離脱が起きてしまいます。

スケジュールを押す前に以下を確認したい2点があります。

＊1...「認証されているユーザーしか参加できません」のチェックマークが外れていることを確認します。これにチェックがついていると、Zoomにユーザー登録されていない方が離脱をする原因となってしまいます。実際、前回のウェビナーでここのチェックマークを外してから参加登録者数が上がりました。

＊2...当日ホストが参加できなくなった時のことを考え、代替ホストがいる場合はその方のメールアドレスを記入しておきましょう。ホストの権限を持っていないと、押せないボタンがいくつかあるためです。パネリストと代替ホストの両役は機能上できないため、パネリスト以外の人を登録しておきましょう。

ただし、有料ライセンス保有者がホストの場合は、同じレベルのライセンス保有者（有料ライセンス保有者）しか代替ホストに設定できません。

最後に、ページの最下部の「スケジュール」を押します。

②質疑応答の設定をする

・質疑応答＞編集＞出席者に閲覧を許可する＞すべての質問にチェックを入れましょう

これは参加者に質問をさせやすくするためです。何人かが質問をしていると、他の参加者も質問を始めます。デフォルトでは外れているので、チェックマークをつけましょう。

・メール設定＞設定を変更したい項目＞編集＞チェックボックスにチェックマーク＞保存

ウェビナー開催後は、録画したものを欠席者に送る企業が大半です。オンサイトのイベントとは異なり、直前に会議が入ったらそちらを優先せざるを得ない場合が多いからだと思います。お見逃し配信やオンデマンド配信などとよく表現されています。
リマインダーメール／フォローアップメールを設定しておくことで、欠席者にもイベントに関する情報を届けることができます。こちらはテンプレートがあるため、特に文章を足さなくてもカスタマイズしてもどちらでも大丈夫です。
リマインドやフォローアップの連絡を自動でラクに送りましょう。

③パネリストを招待する

パネリストとは、登壇者のことです。イベントのスピーカーを「編集」より招待します。

④イベントページを整える

ブランディングのタブから、講演者（パネリスト）のプロフィールの登録やボタンの色を変更することができます。また、企業ロゴやイベントのバナーをここでアップロードすることもできます。画像サイズは記載されています。

⑤アンケートURLを入力する

アンケートを実施し、今後のイベント改善に役立てましょう。
「ウェビナー後のアンケート」の右のボタンを押して、アンケートURLを入力し保存してください。
ここにURLを入れておくと、Zoomを退出した後にブラウザに表示されます。

ちなみにGoogleフォームでアンケートを作成した場合、短縮URLだと「URLが無効です」とエラーが出てくるので、短縮していない元々の長いリンクを貼ってください。

※アンケートはブラウザに表示されますが、ブラウザごと閉じてしまう方がとても多いです。アンケート回答率を上げるために3回プッシュする方法をとっている企業様もよく見かけます。

1回目…ウェビナー終了時にアンケートQRコードを画面共有＆ウェビナー中のチャットにアンケートURLを貼る
2回目…ブラウザに表示されるアンケートフォーム
3回目…フォローアップメールにアンケートURLを載せる

以上が、Zoomのイベントページの設定でした。
招待状タブのウェビナーに参加するためのリンクが視聴URLになります。

以下、弊社が開催したウェビナーです。

もう探さない

イベント直前になって、「あれってなんだっけ」とその都度情報を探すことはありませんか？
弊社はイベントのドキュメント管理でConfluenceを使っています。
まずイベント開催が決まったらページを作成します。イベント用のテンプレートに従って、項目を埋めていきます。

以下は弊社で使用しているPeatixのテンプレートです。

テンプレートに沿って記入すれば、誰もが作成できるようにフォーマットを作成しておくことで、共有する手間を省きます。
再現性を高めましょう。


実際のクラウドツール活用例はこちら

次回は、運営体制について書きます。

Have a great day!