最終更新2020.10.30
弊社では、定期的にZoomでウェビナーを開催しています。
ウェビナーとは、Web + Seminar が合わさったことばです。オンラインイベントやオンラインワークショップと言った方が一般的かもしれません。
今回より、オンラインイベントでの経験を（失敗談も含め）振り返り、やっておくべき設定や注意しておきたいことを連載でご紹介していきたいと思います。
1. まずはじめに
2. 事前準備
3. 運営体制
4. フォローアップ
まず、事前準備の前にすべきこととして、録画です。
なぜ録画する必要があるのか。
それは当日の運営をラクにするためです。
当日は参加者の対応やネットワーク環境が悪い等で必ずバタつきます。また、参加者の中に毎回必ず「アクセスできない」方がいると思ってください。慣れている方もいれば、そうでない方もたくさんいます。
そのため、当日は参加者の対応に充分なリソースを割けるように態勢を組むことが必要です。
・通信環境の良い時間帯に、事前録画をしましょう。
・チャットを用意しましょう。
例えば録画は、静かな夜に行うことで周りの雑音が入ることなくレコーディングすることができます。
弊社はホームページのサイトにあるチャットを予め連絡しておいたため、チャットからご案内することでスムーズに迅速に対応できました。メールや電話以外のツールで素早く対応できるようにしましょう。さらに言えばイベント用だけでなく、いつも使えるお問い合わせチャットがあるのが理想です。
今となっては笑い話となりましたが、3月に開催したウェビナーは事前録画を一切せずにぶっつけ本番で臨んだため、あらゆる対応に手が回らなくなりました…。おまけに当日使用するはずのレンタルスペースが使用できず、始まる直前まで雪の中撮影場所を探していました…
さて録画ですが、録画はビデオカメラで撮る或いはPC内蔵のカメラで撮るの2パターンがあります。
当日は事前に録画した動画を画面共有します。内部カメラの際は、元の動画のデータより色が若干褪せて映っていました。
以下、内蔵カメラで撮影した場合と外部カメラで撮影したものの比較です。
外部カメラ
撮影は途中で読み間違えたときのために、PCで大体3分くらいずつに分けて撮影しました。撮影終了後に動画編集者さんに以下をお渡しし、1本の動画を制作していただきました。
- 撮影した動画
- 動画のイメージスライド（指示書）
- 画像等の材料
動画を繋ぎ合わせるだけでなく制作部分も依頼する場合は、30分の動画で2週間以上は見積もった方が良いです。ノイズチェックや微修正等の様々な確認事項があるため、早めに依頼することをおすすめします。
まずタスクの洗い出しから始めましょう
イベントとなると、外に目が行きがちで社内の整備になかなか手が回りません。
弊社はイベントのプロジェクト管理でJiraを使っています。
まずイベント開催が決まったらイベント名をエピックにします。そのエピックのの下にタスクをどんどん切っていきます。
さらにタスクの下に細かなサブタスクを切ります。
例えば、
エピック …「5月アトラシアン共催イベント」
タスク …「事前録画」
サブタスク…「動画編集者の選定」
のような大きさで分けます。
そのタスクがどのタスクに紐づいているかを管理することで、進捗状況やタスクのゴールを明確に共有できます。
弊社では、日常的に様々なクラウドツールを使って活動をしています。実際のビジネスワークフローはこちら
次回は、事前準備として必要な設定等の注意事項について書きます。
Have a wonderful day!